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상거래 시 유의사항

1) 상담자료

상담 이전에 자사 카탈로그를 미리 상대방에게 전달하는 것은 꼼꼼하다는 인상을 심어줄 수 있어 상담에 유리하게 작용할 수 있다. 일본인은 회사의 규모나 실적 등을 중시하므로 회사의 규모나 연혁, 재정 상태를 알 수 있는 회사 소개 자료나 공개해도 무방한 거래처의 리스트 등의 자료를 카탈로그와 함께 제공하는 것이 상담에 매우 효과적이며, 상대방에게 안정적인 인상을 줄 수 있으므로 플러스 요인으로 작용한다. 특히 거래선 중 유력 회사가 있다면 회사의 신용도를 크게 제고할 수 있다. 일본인들에게 활자는 진실에 버금가는 것이므로 무역이나 기타 분야의 정기 간행물 등에 자사나 자사 제품에 관한 소개 기사가 게재됐을 경우 이것을 보여주면 더욱 신뢰도를 높일 수 있다. 자료는 기본적으로 일본어로 작성하는 것이 비즈니스 상담에는 효과적이나 별도로 구비하지 못한 경우 영어 자료라도 준비하도록 한다.


2) 좌석

상대방 기업에 방문했을 경우 방문자는 자리를 안내받을 때까지 기다리는 것이 바람직하다. 응접실에서는 안내인이 자리를 지정해 줄 경우에는 그 자리에, 그렇지 않을 경우에는 입구 쪽에 앉아서 기다린다. 방문자가 복수인 경우에는 직위가 높은 순서로 입구 쪽에서 먼 자리부터 차례로 앉는다. 짐, 가방은 앉은 자리에 두지 않고 발밑에 둔다. 상담상대가 나타나면 즉시 일어나서 인사를 한다. 그리고 상담상대가 앉기 전까지 먼저 앉지 않도록 한다.


3) 상호신뢰 관계 구축 필요

일본에서는 거래의 시작 및 유지를 위하여, 거래 조건과 개인의 신용을 중요시한다. 따라서 상대방의 신뢰도를 확인하기 위해 몇 번이고 방문해 대화를 나누는 경우가 많다.
거래교섭은 신뢰관계가 이미 형성돼 있는 소개자의 도움을 받는 것이 바람직하다. 거래 성립 후에도 지속적인 접촉을 통해 신뢰관계를 유지할 필요가 있다. 거래에서 신의를 중시하기 때문에 거래 기간이나 상대방과의 친밀도에 따라 거래조건의 차이가 있을 수 있다. 이처럼 인간관계 중시의 상거래 관습은 일본 시장에 있어 강력한 유대를 발휘하고 있으며 일본 신규진출 시 직면할 수 있는 장애요인이기도 하다.

일본에서는 일단 기업 간의 거래 관계가 형성되면 마치 관행과 같이 장기적 거래 관계가 유지되는 것이 일반적이다. 또한 많은 일본기업은 품질 수준을 안정적으로 유지할 수 있으나 작은 요구사항(사양변경, 납기, 비용상담) 등에도 적극 검토해주는 점을 염두에 두는 경우가 많다. 즉 일본 기업은 상품 공급자와 실시간 시세에 따른 최저가격에 의한 일시적 거래를 하기보다는 장기적, 안정적인 거래를 지향하고 있다. 따라서 단기적 이익에 대한 관심은 그리 많지 않다. 미국, 유럽 업체들이 단기적 수익을 중시하는 경향과 대비되는 것이 특징이다. 한편, 거래를 시작할 때 거래조건 등의 합의 내용을 계약서에 기재해 계약서에 의해 거래를 하게 된다. 분쟁이 발생하는 경우 구미권에서는 일반적으로 계약서의 내용에 따라 분쟁을 해결, 처리하는 것과 달리, 일본업체는 거래 시 계약서를 작성하지 않거나 세부적인 거래조건을 계약서에 기재하지 않는 경우가 있다. 일본 업체와 거래를 시작하기까지는 상당한 시간과 상호접촉이 필요하지만 일단 거래가 시작되면 주문을 전화나 구두로 하는 경우도 자주 있다. 이처럼 일본에서는 계약서가 작성됐다 하더라도 계약서에 거래조건 전부를 명기하지는 않으며 교섭과정에서의 의견교환, 사후에 발생하는 상황 등을 고려해 계약을 해석하는 경우가 있다. 그리고 분쟁이 발생하면 신뢰관계를 기초로 해 대화를 통해 탄력적으로 대응한다.


4) 코로나 이후 新 비즈니스 매너

일본의 긴급사태 선언 해제 이후 서서히 기업활동이 재개되고 있으나, 일본 경제단체 연합회(경단련)은 비즈니스 가이드라인을 공표, 비즈니스에서 새로운 생활양식을 요구하고 있다. 그 중 가장 중요한 것으로 "회의/명함교환은 온라인으로", "대면 회의 시에는 환기/마스크 착용"을 들고 있다.

또한, 대면 이전의 화상상담에서도 상호 간의 충분한 배려가 필요하다. 대면 미팅과 다르게 온라인을 통한 상담 시에는 긴장감이 떨어질 우려가 있어, 복장/머리 등에 있어 정돈되어있지 않은 사례가 발생 중이다.
그 외에도 회의 시 필요한 자료의 사전송부 등, 상담이 원활하게 진행될 수 있도록 준비가 필요하며 카메라나 마이크의 위치, 광원 및 배경 등의 촬영환경에서도 상대방에게 예의를 지킬 필요가 있다.

이러한 코로나 사태 이후 뉴노멀 비즈니스 매너에 대해서는, 아직 명확하게 "매너"로서 공통인식이 확립되어 있지 않으며, 정착까지 수년이 소요될 것으로 보인다. 따라서 코로나 사태 종식 이후 비즈니스 미팅을 하는 자리에서도 상호 간의 인식차가 발생할 수 있기 때문에 오해가 발생하지 않도록 주의가 필요하다.

공공누리 1유형

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상담 및 문화적 유의사항

1) 약속

일본에서 비즈니스를 전개하면서 약속을 지키는 것은 철칙이다. 면담 시간을 비롯해 납기, 자료 제출 기한 등을 지키는 것은 일본 기업과 신뢰 관계를 구축하는데 근본적인 바탕이 된다. 아울러 비즈니스에 관한 약속을 할 때 과장해서는 안 된다. 자신이 수행할 수 있는 범위를 성실하게 전달하고, 약속을 지킬 수 없게 됐을 경우는 반드시 미리 사정을 설명하면서 사죄의 의사를 표명할 필요가 있다. 또한 그 자리에서 즉답할 수 없는 것을 억지로 대답하지 않고, 자사에 확인 후 신속하게 회신을 하겠다고 전하는 것이 중요하다. 모두 성실, 정확, 신속 그리고 세심한 배려와 상담 상대에 호감을 주는 것, 성약이 될 경우 최선을 다할 것은 말할 것도 없다.
면담 약속은 보통 2주 전까지는 잡는 것이 상식이다. 날짜가 임박해서 약속을 잡을 경우 좋지 못한 인상을 상대방 일본인에게 남길 수 있기 때문이다. 또 일단 약속시각을 잡으면 함부로 변경하는 것도 좋지 못한 인상을 상대방한테 남기는 것이다. 방문 전에는 방문 목적, 방문자 수, 방문자 이름과 직위/직책 등을 사전에 전달하는 것이 좋고, 방문 시에는 약속 장소에 5~10분 전에 도착하는 것이 좋다. 일본 기업과 상담 또는 면담 약속을 정하는 경우, 중간 소개자가 없는 경우에는 서면으로 연락하는 것보다는 의사소통에 문제가 없다면 직접 전화로 컨택하는 것이 효과적이다. 서면으로 연락을 취해도 회신이 없는 경우가 간혹 있으므로, 중요한 건의 경우는 서면 연락 후 전화나 메일로 상대에게 확인하는 것이 좋다. 일본어로 전화 통화 시 유의할 점은 자기회사 사람에 대해서는 존칭을 붙이지 않는다는 것이다. 설령 자기회사의 사장이라 하더라도 님과 같은 존칭을 붙여서는 안 된다.
참고로 일본 회사의 근무일은 월요일부터 금요일까지가 일반적이나, 토요일 오전에도 출근하는 회사가 종종 있다. 대기업의 경우 월-금 평일 근무가 많다. 근무 시간은 일반적으로 오전 9시부터 오후 5시까지, 또는 5시 30분까지가 많지만, 대부분의 사람이 정해진 근무시간보다 더 많이 일한다. 그리고 신년(12/28~1/3), 골든위크(4/29~5/5), 오봉(お盆, 8월 중순)에는 대부분의 일본기업이 장기 휴가로 업무를 하지 않는 경우가 많으므로 일본 기업을 방문하거나 상담 약속을 정할 때 위 사항을 염두에 두는 것이 좋다.


2) 인사

일본에서 가장 중요한 인사는 '오지기'(お?儀)이다. 오지기는 감사나 경의를 표할 때나 사과할 때, 뭔가를 부탁할 때에 상대방에게 허리를 구부려 하는데, 서서 하는 오지기에는 '에샤쿠(會釋)', '경례(케이레이,敬禮)', '최경례(사이케이레이,最敬禮)'의 3가지가 있다. '에샤쿠(會釋)'는 동료나 스쳐 지나가는 사람들에 대해 행하는 간편한 오지기이며, 상체를 15도 정도 구부려야 하고, 목만 구부려 하는 '에샤쿠(會釋)'는 매너에 어긋나는 것으로 생각하는 일본인도 존재한다. '경례(敬禮)'는 거래선 등과 면담할 때나 무엇인가를 의뢰할 때 하는 오지기이며, 상체를 30도 정도 구부린다. '최경례(最敬禮)'는 가장 정중한 오지기이며, 크게 상대방에게 경의를 표하거나 사죄의 의사를 전달할 때 상체를 45~60도 정도 구부려 행하게 된다. 남성은 허리를 굽힐 때 팔을 몸 옆에 붙이게 되고 여성은 양손을 앞으로 가지런히 포개게 된다. 참고로 일본에서는 아무리 친한 관계라 하더라도 스킨십을 요하는 인사는 행하지 않으며, 악수나 포옹을 하거나 볼을 만지는 인사는 일반적이지 않다.


3) 선물

일본 비즈니스 문화에서 선물을 주고받는 것은 중요한 풍습이라고 할 수 있다. 여름에는 '오츄우겐'(お中元), 연말에는 '오세이보'(お?暮)라는 선물을 거래관계가 있는 업체끼리 교환하는 문화가 존재한다. 일본인들은 선물의 가치 자체보다는 선물을 주는 행위에 중점을 두는 경향이 짙다. 그래서 일본 기업으로부터는 매우 간소한 선물을 받는 경우도 있고, 반대로 고가의 선물을 받는 경우도 있으나 선물의 대소가 비즈니스 성과와 직결되는 구조는 아니다. 한편 선물을 일본인들에게 건넬 경우에도 고가의 물건을 선물하면 상대방이 부담을 느끼는 경우가 많으므로 거래를 시작하기 전에는 간단한 식품 등을 선물하는 것으로도 충분하다. 일본인들이 선호하는 한국 선물로는 김치, 김, 차(옥수수차, 둥굴레차 등), 과자, 화장품 등이 있다.

일본에서는 선물을 받을 때 바로 포장을 열기보다는 선물을 준 사람이 돌아간 후에 포장을 여는 풍습이 있다. 또한 일본인들은 선물을 받을 때 2번가량 사양의 의사를 보일 경우도 있는데 이 또한 풍습의 일환으로, 선물을 받을 의지가 정말로 없다는 뜻은 아닌 경우가 많다. 선물로 적절하지 않은 품목으로는 손수건, 칼, 불과 관계있는 것(라이터, 재떨이 등) 등이 있다. 손수건은 일본말로 '테기레'(手切れ)라고도 하며, 테기레는 '절연'을 의미하는 말이고, 칼 또한 관계의 단절을 연상케 하기 때문이다. 또한 선물 개수가 4와 9(4=시='死', 9=구='苦'를 연상)가 되지 않도록 주의가 필요하다.


4) 접대

일반적으로 일본인들의 식사비 지불은 더치페이식으로 하지만 식사에 초대받는 경우 지불은 초대한 측이 한다. 주문은 메뉴가 일본어로 쓰여있으므로 상대에게 맡기는 것이 편하다. 먹을 때는 마음껏 먹고 다 먹은 후에는 고치소-사마데스(잘 먹었습니다) 내지는 아리가또-고자이마시타(감사합니다) 등의 감사 인사를 한다. 접대 중에는 일에 관한 얘기가 불가능한 것은 아니지만, 기본적으로는 인간적인 관계를 증진하게 할 수 있는 평범한 이야기를 화제에 올리는 것이 좋다. 특히 우리나라 사람이 조심해야 할 것의 하나로 다짜고짜 역사 얘기나 정치 이야기를 꺼내어 상대를 당황하게 만드는 것은 피해야 한다. 음식, 음주, 온천, 관광 등에 관한 이야기가 가장 무난하다. 또한 일방적으로 이야기하는 상황은 피하고 상대가 자연스럽게 이야기하고 싶어지는 분위기를 만드는 것이 더 좋은 인상을 준다. 기업 대 기업으로 초대받아 접대를 받을 경우 식사 후 감사의 뜻으로 과자 같은 간단한 선물을 준비하기도 한다.


5) 복장

일본의 비즈니스 문화에서는 전통적으로 회색이나 남색 정장에 하얀 셔츠, 그리고 어두운색의 넥타이를 착용하는 것(정장문화)이 보통이었으나, 시대가 변화함에 따라 최근에는 디자인과 색상이 중요시돼 자신의 이미지에 맞는 복장을 착용하는 경향이 나타나고 있다. 그럼에도 불구하고 대기업이나 특정 업계, 공공 기관에서는 지금까지도 전통적인 스타일의 정장을 입는 것이 일반적이다. 또한 일본에서 테이블이 아닌 좌식의 레스토랑을 방문하는 경우에는 신발을 벗어야 하므로 복장뿐 아니라 양말의 색상에도 신경을 쓸 필요가 있다.
기본적으로 일본의 비즈니스맨은 아무리 더운 여름철에도 긴 팔 와이셔츠에 상의를 입고 (아니면 들고라도) 다니기 때문에, 덥다고 해서 노타이 차림으로 다른 회사를 방문하는 것은 실례로 여겨졌다. 그러나 2005년부터 일본 정부의 주도로 쿨비즈(Cool-biz, 하절기 간편복장) 운동이 확산됨에 따라 최근에는 반팔 와이셔츠 및 노타이 차림도 늘어나는 추세다. 하지만 중요한 상담이나 첫 대면 등에는 아무래도 정장 차림으로 나가는 것이 상대방에게 신뢰감을 줄 수 있다.


6) 식사

종교적 이유의 음식, 음주 관련 제한은 없다고 봐도 무방하다. 일본인들은 기본적으로 일식을 좋아하나, 일본에는 양식, 중식, 한식 등 세계 주요 음식들이 넓게 보급돼 있는 만큼 일본인과 식사할 때 일식만을 고집할 필요는 없다. 일본인과 식사 시 유의사항으로는 일식을 먹을 때는 물수건으로 얼굴이나 목을 닦는 것, 식탁 위에 담배를 두는 것, 식사 중에 이쑤시개를 쓰는 것 등이 매너 위반이다. 또한 젓가락을 쓸 때는 젓가락으로 식기를 움직이는 것, 젓가락을 핥거나 무는 것, 식기 위에 젓가락을 두는 것, 음식물에 젓가락을 찌르는 것 등은 좋지 못한 인상을 상대방한테 남길 위험이 있다. 또한 일본은 화장하고 남은 뼈를 젓가락으로 납골함에 담는 문화가 있어서 음식을 젓가락에서 젓가락으로 전달하는 것을 부정하게 여긴다.
식사 중의 좌석 배치(비즈니스 매너)는 ① 출입구로부터 가장 먼 자리, ② 일본식 방(和室)의 경우 도코노마(床の間)에 가장 가까운 자리가 가장 상석이라 할 수 있고, ③ 초대한 사람의 경우 상대방보다 직위가 낮아도 끝자리에 앉는 것이 원칙이라 할 수 있다.


7) 명함

명함 교환으로 신뢰 관계를 구축한다. 상담 시 명함 교환은 반드시 이루어져야 하므로 일본에서 명함은 늘 충분히 몸에 지니고 다녀야 한다. 또한, 명함은 상대방이 읽을 수 있도록 순 한글로 된 명함보다는 한자와 영어로 된 명함으로 준비해야 한다. 일본인들은 대부분 가죽으로 된 명함 지갑을 따로 가지고 다니며, 깨끗한 상태의 명함을 상대방에게 건네주기 때문에 아무렇게나 수첩이나, 지갑에서 때가 묻은 명함을 꺼내서 건네주는 것은 삼가는 것이 좋다. 명함은 악수나 인사를 한 뒤에 교환하는 것이 일반적이며, 명함을 건네받은 후에는 주의 깊게 명함을 살펴본 후, 발음이 어려운 이름이거나, 어떻게 발음하는지 모르는 경우에 조심스럽게 물어본다. 명함을 받아 확인한 후에는 명함 지갑에 넣거나 겹치지 않도록 가지런히 테이블 위에 올려두도록 한다. 명함을 받고 나서 바로 바지 주머니나 재킷 안쪽에 넣는 행동이나 상대방으로부터 받은 명함 위에 메모하는 것은 예의에 어긋난 행동이므로 조심하는 것이 좋다.


8) 호칭

성 혹은 직책으로 호칭한다. 일본에서는 보통 이름(名)은 가족 및 친한 친구 사이에서 사용하고, 그 외의 경우에는 성(性)으로 부르는 것이 일반적이다. 성 다음에 「상(한국어의 ~씨 에 해당)」을 붙여서 호칭하는 것이 좋다. 또한, 성 뒤에 그 사람의 직책을 붙여서 부르는 경우도 있다. 직책을 붙여서 부르는 경우 여기에 상을 추가로 붙이지 않도록 주의한다. 가령 한국어로 야마다 부장님이라고 할 경우 ‘야마다 부쵸(部長)’라고 부르며 여기에 한국어의 님에 해당하는 ‘상’ 또는 ‘사마’를 붙이지 않는다. 주의할 점은 외부인에게 자사 직원을 소개할 때는 직위나 '상'을 붙이지 않고 이름만으로 말한다는 것이다.


9) 대화 주제 및 일본식 영어 고려

첫 대면에서 비즈니스에 관련된 이야기를 꺼내기 전에, 일본 경제에 대한 칭찬이나 일본 스포츠(야구, 축구, 골프 등)에 대한 뉴스 등에 대한 화제를 언급해 상대방과 친밀감을 도모, 분위기를 다소 누그러뜨리는 것도 중요하다. 그러나 스포츠에서는 월드컵이나 올림픽 등 세계 무대에서 한·일이 경쟁하는 것도 많기 때문에 상대의 감정을 배려하며 발언하는 것이 중요하다. 또한 제2차 세계대전에 대한 이야기 등 민감한 역사 문제, 심한 농담 같은 것은 피하는 것이 좋다.  
또한 일본인들의 특성 중 하나로 꼽히는 것이 줄임 말과 일본식 발음의 영어를 자주 쓴다는 점이다. 이는 일본인들 사이에서 이루어지는 대화 시 영어로 사용되는 것이 아닌 일본 고유의 언어(일본식 외래어)로 사용되는 것이기 때문에 영어 원어민도 알아듣지 못하는 경우가 있다. 예를 들면 어포인트먼트(약속, apponintment)를 줄여서 아포(アポ)라고 하거나,  프레젠테이션(presentation)을 프레젠(プレゼン)이라고 하는 식이다. 그러므로 일본어로 원활한 의사소통을 위해서는 이러한 표현을 익혀두는 것이 필요하다.

공공누리 1유형

국가정보[참고정보-비즈니스 에티켓(상담 유의사항)] 항목은 "공공누리 1유형 출처표시" 조건에 따라 이용 할 수 있습니다.

최종수정 : 2021-02-08 09:39:29