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상거래 시 유의사항

1) 사전 연락 및 늦은 회신 가능성
휴가 중(7~8월 여름과 부활절 및 방학 시즌, 크리스마스 연휴 동안 2~3주) 또는 퇴근 후(탄력근무경우 오후 4시 이후) 개인 연락처로는 연락을 자제하는 것이 좋다. 출장 계획 시 또는 독일 바이어와의 교신 시 반드시 연계 휴일 여부를 체크할 필요가 있다. 약속은 반드시 최소 6주에서 2개월 전에 서면으로 하는 것이 바람직하다. 상담시간 관련 이메일 송부 시 반드시 전화로 수신 여부를 확인하는 것이 필요하다. 독일 기업과 미팅을 잡는 것은 어려우나 일단 잡히면 중도 취소되는 경우는 거의 없으며, 미팅 당일 사전준비를 철저히 하고 미팅에 임하는 편이다.

2) 신용상태 등 거래 전 점검 강화
KOTRA를 통해 신규 잠재 바이어를 소개 받았을 경우, 제품 상세정보가 있는 자료와 거래조건(가격, 결제조건, 최소물량)에 대해 궁금해 한다. 관련 제품 판매업체들의 웹사이트를 방문해 어떤 방식으로 정보가 구성돼 있는지 미리 공부하는 것도 도움이 된다. 영문 카탈로그 및 영문 홈페이지는 기본적으로 갖춰야 할 자료이다. 소개자료 준비 시 글꼴은 Arial, Times New Roman 등 독일에서 널리 사용되는 글꼴을 사용하고, 글꼴색은 검정, 파란색만을 사용하며, 원어민의 감수를 받아, 전문적인 첫인상을 주는 것이 필수다. 이메일 송부 후 회신 검토기간은 2~3주 이상 소요되는 것이 보통이다. 제품과 관련해 세부 기술 데이터나 품질을 증명할 수 있는 인증을 갖추는 것이 중요하다. 필요한 인증이 없는 경우는 취득 후 다시 거래를 시작하는 경우가 많다. 특히 바이어가 알만한 국제 인증을 보유하고 있을 경우 유리하며, 현재까지의 파트너 업체 및 공급업체 정보 및 수상경력 등을 간략하게 공개하는 방법도 추천한다. 독일 시장 진입을 위해서는 높은 품질과 함께 경쟁력 있는 가격 제시가 가장 중요하다. 독일 바이어들의 경우 물량 및 무게가 많이 나가는 제품일 경우, 독일 내 물류창고를 보유한 기업을 선호한다. 제품 A/S를 어떻게 처리할지 고려해두는 것이 독일 시장 공략에 중요한 점 중 하나이며, 일부 대형 바이어는 독일 연락사무소 또는 지사 설립을 요청하는 경우도 있다.

3) 현지 비즈니스 관행 이해 필요
Sales, Marketing, Purchasing 등의 담당자가 나뉘어져 있고, 담당자 부재 시 업무 대행은 불가능하며, 규모가 작은 경우는 대표를 직접 접촉하는 것이 가장 효과적이다. 접촉 시 대표 이메일로 정식 문의 후 반드시 유선 접촉을 통해 메일 수신여부와 정확한 담당자 연락처를 확인해야 한다. 독일 업체들은 거래선을 쉽게 바꾸지 않고 한 번 신뢰가 형성된 업체와 지속적인 거래관계를 유지하려고 하는 경향이 강해 신규 거래선 발굴이 어려우나, 일단 거래가 성사되면 장기적으로 거래가 지속될 가능성이 높다는 장점이 있다.

4) 결제조건 제시
거래를 문서 위주로 진행하며,  계약서를 잘 보관해야 한다. 대금 결제방법 및 환율 변동에 대비해야 한다. 예를 들어, 수출대금 결제조건이 DDP(Delivery Duty Paid)인 경우 수출자는 수입자가 지정하는 장소까지 인도할 의무가 있다. 따라서 수출자가 관세,현지 운송비, 통관 수수료 등을 부담하게 된다. 하지만 부가세(2007년부터 19%로 인상)는 수입자가 선납 후 환급 받을 수 있으므로 수출 계약서(Sales agreement)상에 부가세는 하주(consignee)가 부담하는 것으로 명확히 기재하는 것이 분쟁 예방을 위해 좋다. 한국무역보험공사(https://www.ksure.or.kr/index.do)가 운영하는 ‘환변동 보험제도’ 등을 활용해 급격한 환율 변동으로부터 올 수 있는 결제위험에 적절히 대비하는 것이 좋다. 분쟁 발생을 대비해 중재 조항을 삽입하는 것이 중요하고, 중재지역에 자국을 선호하나, 제3국을 중재지로 지정할 수 있다(참조: www.kcab.or.kr). 불만이 있으면 즉각 불만을 제기해야 한다.


공공누리 1유형

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상담 및 문화적 유의사항

1) 복장과 선물
공식적인 미팅에서 정장은 특히 초면이나 계약 작성 시에 필수적이다. 안면이 있는 경우에는 평상복 차림도 무난하며, 공장 방문일정이 있거나 공장 관련 실무에 투입되는 사람들과 상담을 하는 경우에는 완벽한 정장차림보다는 노타이 등 세미 정장이 더 적합하다.
스타트업 같은 경우는 캐주얼한 복장을 선호하는 편이다.
선물의 경우 부담이 없는 선물을 사전에 준비해 전달하는 것은 나쁘지 않다. 독일 대부분 기업의 경우 10~20유로 이상의 선물을 받거나 식사 대접을 받을 경우, 상사나 내부 감사실에 보고해야하며, 공무원은 원칙적으로 선물을 받을 수 없게 되어있다. 만약 20유로 이상의 선물을 받게 되면 경고를 받게 된다. 한국 전통제품 중 10유로 이내의 한국차, 전통 무늬 기념품, 태극무늬 부채, 열쇠고리, 장식품 등은 부담이 없으면서도, 특색 있는 좋은 선물이 될 수 있다. 현지에서 20유로 이하인 레드 와인 한 병 정도가 적당하다. 향수나 의류, 50유로 이상의 선물, 특히 양주나 고급 선물 등은 뇌물의 성격으로 오해 받을 수 있기 때문에 피하는 것이 좋다. 꽃 선물은 포장하지 않고 홀수로 하되, 13송이를 선물하는 것은 불길한 징조로 여긴다. 아울러 선물을 포장할 때 흰색, 검정색, 갈색 포장지는 장례식을, 장미는 구애의 뜻으로 받아들여지기 때문에 하지 않는다. 선물은 가급적 사람들이 보는 앞에서 푸는 것이 예의로 받아들여지는데, 선물을 주는 사람이 선물 받는 이가 자신의 선물에 만족하는지 확인하고 싶어 하기 때문이다. 선물이 설사 마음에 들지 않더라도 기쁜 표정으로 고마움의 인사를 표하는 것이 바람직하다. 또한, 선물을 주는 시기도 중요하다. 협상이나 방문의 마지막 단계에 전달하는 것이 바람직하다.

2) 인사와 호칭
공식적인 만남에서 인사는 남녀불문 악수하며 손을 힘차게 잡고 눈을 맞추며 한다. 악수를 할 때, 다른 손을 호주머니에 넣고 있어서는 안 되며 등 뒤로 가게 하면 예의에 어긋날 수 있다. 여성과(‘Ladies first’) 먼저하고, 상급자와 한다. 여성이 악수를 청할 때까지 기다린다. 호칭할 때 이름이 아닌 성을 부르며, 성 앞에 Herr(Mr.)  또는 Frau(Ms./Mrs.)를 붙이고, 직함이 있는 경우에는 Herr/Frau Dr. Meier 또는 Herr/Frau Prof. Dr. Meier 등으로 직함을 꼭 넣어주도록 한다. 중간 간부 이상이면 대부분 석사, 박사학위 소위자이며, 직함을 사용하지 않거나, 잘못 칭하는 것은 큰 실례이다. 독일어로 진행할 경우에는 경어인 '당신(Sie)'을 사용하고, 친한 동료사이에서도 회의석상 혹은 외부인이나 상관 앞에서는 성이나 공식직함을 다시 사용해야 한다.

3) 대화와 제스처
첫 대면에서 스몰토크(Small Talk)보다는, 본론으로 빨리 들어가는 것이 중요하다.  ‘나치’나 ‘히틀러’ 시대에 대한 언급이나 정치/종교에 대한 대화는 피하는 것이 좋으며, 나이, 연봉, 결혼여부, 자녀여부 등 개인적인 질문은 본인이 먼저 언급하지 않는 이상 삼가야 한다. 독일인들은 ‘눈치’ 또는 두루뭉실하게 이야기하는 방법은 잘 통하지 않는다. 독일 문화는 직접적이고 직설적인 편이라 파트너의 주장을 말 그대로 받아드리면 되고 숨은 의도 등을 고민할 필요는 없다. 주로 미팅 시간 내에 협의를 마치려고 하는 경향이 강하다.
악수 외 어깨를 가볍게 치는 등 신체적 접촉은 자제해야 한다. 특히 한국 여성들이 대화 도중 상대에게 손을 대거나 살짝 치는 행동은 상대를 당황하게 하고 불쾌하게 받아들여질 수 있는 행동이다. 중지를 위로 세우기, 검지로 머리 윗부분 옆쪽을 톡톡 치기, 손바닥을 얼굴 앞에 두고 흔들기 등 상대방에게 모욕감을 주는 행위와, 코가 막힌 경우 들이 마시거나, 과도한 감정 표현, 대화 중에 수시로 머리카락을 만진다거나 코나 턱수염을 만지작거리는 행동, 웃을 때 손을 가리는 행위를 삼가야한다. 만취한 모습을 상대에게 보이는 것은 큰 실례이다.

4) 식사예절
업무상 식사는 점심시간을 이용하는 편이 좋다. 독일인들은 식사예절을 상당히 중시한다. 식사 매너는 기본이라고 생각하며,  음식을 쩝쩝거린다거나, 후루룩거리며 마시는 습관은 상대방에게 크게 불쾌감을 줄 수 있다. 입에 음식을 넣고는 이야기하지 않고, 또한 술이나 물을 따를 때 잔에 닿지 않도록 해야 한다. 상대방 잔을 묻지 않고 채워주는 행위는 예의에 어긋나며, 음식이나 술 등을 권할 때에도 한 번 권해서 ‘No’라는 대답을 들었다면 더 이상 강요해서는 안 된다. 식탁에서 코를 푸는 행위는 예절에서 벗어나지 않고, 여성과 동행했다면 오른쪽 좌석에 그녀가 앉을 수 있도록 의자를 뒤로 빼주고, 함께한 모든 여자 손님이 앉은 후 착석한다. 식사 도중 손목은 무방하지만, 팔꿈치를 올리지 말고, 팔짱끼기나, 머리카락을 만지작거리는 행동 등은 금물이다. 또한 식사 하면서 핸드폰을 계속 만지는 행위도 매우 무례한 행동으로 여겨지며, 부득이하게 전화를 하거나 문자에 답을 해야 할 경우 양해를 구하는 것이 좋다. 아울러 업무 관련 대화는 자제하고 식사 전후에 하는 것이 좋다. 주최자에게 모든 결정권을, 예를 들어 와인에서부터 식사메뉴, 대화 주제 등에 대한 권한을 부여하는 것이 좋다. 건배 시에는 ‘프로스트(Prost)!’ 또는 ‘춤 볼(Zum Wohl)’이라고 함께 외치고, 주최자가 건배를 할 때까지 술을 마시지 않는다. 또한, 상대방의 눈을 응시하며 잔을 부딪치도록 한다.


공공누리 1유형

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최종수정 : 2019-10-11 19:19:25