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상거래 시 유의사항

품목에 대한 상세한 설명과 함께 바이어에게 향후 비즈니스 파트너로서의 신뢰감 구축에 도움이 될 수 있도록 통역원의 도움보다는 가급적 간단한 대화들은 직접 영어로 바로 하는 것이 좋다.

일부 바이어의 지나친 가격 인하 및 소량 주문 등의 요구에도 가급적 성의있게 상담에 응하는 것이 바람직하다.

회사의 화려한 연혁을 강조하기보다는 품목의 객관적인 우수성, 주요 기업 납품사례, 비즈니스모델 등을 위주로 설명하는 것이 좋으며 정중하고 신중한 대화 자세가 필요하다.

품목이 설령 맞지 않더라도 향후 잠재 바이어가 될 가능성이 있음을 감안하여, 상세하게 바이어와의 상담 내용을 기록해야 한다.

모든 계약서는 표준 계약서와 첨가 계약서가 있는데, 특히 첨가 계약서는 당사자들끼리 협약하는 사항으로서 매우 주의해서 계약해야 한다.

신문이나 각종 유인물에는 매우 요란한 광고가 게재되기도 하는데, 모퉁이 등에 작은 글씨로 된 조건들이 숨겨지다시피 기입되어 있는 경우가 많다. 이를 TRICK이라고 표현하며, 최종 결정 시 자세히 읽어야 한다.

미국 바이어들의 한국기업에 대한 가장 많은 불만 중의 하나는 수차례의 LETTER(FAX) 발송에도 불구하고, 회신이 없는 경우이다. 비록 바이어가 원하는 제품이 한국기업과 관련이 없을 때에도 편지에 감사하다는 답장 LETTER를 꼭 보내는 것이 향후 비즈니스 관계 수립에 매우 유리하다.

SELLER들이 제품의 정확한 SPEC이나, 효능, 이를 구입하였을 때 얻는 효과 등을 비즈니스 당사자에게 명확히 설명하면(반드시 구체적인 자료를 통해 설명 필요) 거래 성사율이 훨씬 높다.

꼭 이루어야 할 비즈니스가 있을 경우에는 사전에 정확한 정보교환 후 "FACE TO FACE"에 의한 상담이 성과가 높다.

미국 사람들은 상담할 경우 시간을 낭비하지 않고 능률적으로 진행하기를 좋아한다. 날씨와 같은 대화를 간단하게 하고 나서 바로 상담하고자 하는 내용을 시작하는 것이 좋다. 상담하고자 하는 내용은 간단한 것부터 시작해서 복잡한 것에 이르는 것이 좋으며 만일 상대방이 잘 이해를 못 할 경우는 상담하고자 하는 내용을 종이에 간단하게 쓰든가 그림을 그리면서 핵심적인 사항을 이해시키는 것이 필요하다.

주의할 점은 미국인들은 어려서부터 신용의 중요함을 배우고 있어 말로 한 약속도 계약서를 작성한 것과 동일하게 생각한다. 따라서 상대방이 요구하는 사항에 대해서 자신도 모르게 말로 승낙을 하지 않아야 한다.

바이어와의 면담에서 WAREHOUSE의 유무, 배달 방법이나 통관의례, PAYMENT 조건 등에 대해 정확한 대응방안이 있어야 한다. 통상적으로 바이어를 접촉하면 대부분의 기업들이 가격 정보 외에도 위의 사항들을 함께 문의하는 경우가 많은데 신속하게 답변을 주고 일을 처리해 가는 첫인상을 주는 것이 거래선을 확보하는 핵심요소이다.

대부분의 초기 주문은 Trial Order로서 다품종 소량주문일 가능성이 높으며, 거래 결과를 통해 추가 주문이 늘어나는 방식이 일반적이므로 최소 주문량을 높게 설정하는 것은 바람직하지 않을 수 있다.

가격 정보를 보내면서 가격 대비 품질이나 AS 또는 기타 가격 차이를 보완할 장점들을 함께 보냄으로써 바이어들이 가격에만 집중하지 않도록 유도해야 한다.

첫 접촉 시, 미국 내에 레퍼런스를 굉장히 중요하게 여기므로 회사소개 시 선진국 시장에 수출한 경력, 전문 제조기술 보유 등을 강조할 필요가 있으며 일반적으로 회사규모, 설립 연도, 연간 매출액 등이 명기된 회사 소개서를 사전에 준비해 바이어에게 전달하는 것이 바람직하다.

미국 바이어들을 처음 접촉할 때 요구되는 것은 영문 카탈로그, 회사와 제품 소개서, 가격표와 위에 언급했듯이 영문 홈페이지 주소, 담당자 정보, 필요에 의해서는 샘플 등이 필요하다.

무역거래는 계약서 작성이 중요하다. 무역거래는 특별히 거래조건을 명확히 하는 것이 필요하다.
가격과 딜리버리 조건이 FOB. FAS, CIF 중 어느 것인지 확실하게 해서 공급업체와 바이어의 책임이 어느 선까지인지 확실히 하는 것이 좋다. 계절성 있는 제품의 경우는 특별히 딜리버리가 매우 중요하기 때문에 딜리버리에 대한 책임 소재도 정확하게 기입해야 한다.

지적재산권이 있는 제품의 경우 지적재산권에 대한 침해가 없도록 경쟁업체에게 노하우나 기술을 노출하지 않도록 계약서에 명시하고 또한 반품, 교체 등에 대한 책임도 누가 질 것인지를 명확히 하는 것이 필요하다.

미국 바이어들은 전 세계 공급업체들이 제품을 팔려고 접촉을 하기 때문에 일반적으로 오더를 신중하게 진행하는 편이다. 따라서 바이어에게 자사의 제품이나 거래조건이 다른 공급자들에 비해 경쟁적임을 잘 알리는 노력이 필요하다. 첫 오더량은 새로운 공급업체를 시험하기 위한 오더이기 때문에 물량이 적은 것이 대부분이다. 따라서 시험 오더를 작다고 생각하기 이전에 다음에 올 큰 오더를 받기 위한 전초 단계의 오더라고 생각하는 것이 중요하다.

미국을 방문하기에 가장 적절하지 않은 시기는 추수감사절과 연말연시 기간이다. 동 기간에는 직원들은 장기 휴가에 업체들은 대부분 장기 휴무에 들어간다.

공공누리 1유형

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상담 및 문화적 유의사항

1) 복장

미국에서는 한국에 비해 형식을 중시하는 면이 덜한 편이다. 비즈니스에 임하면서도 간편한 옷차림을 좋아하고, 연령이나 격식에 얽매이지 않고 손님을 접대하는 경향이 있다. 미국은 사무실에서도 캐주얼 복장이 증가하고 있는 추세이지만 직종과 장소에 따라 정장을 갖춰 입기도 한다. 공식적으로 여러 사람이 참여하는 미팅이나 상담과 같은 자리에는 정장을 입는 것이 바람직하다. 저녁을 초대할 경우에도 최소한 캐주얼 정장을 하는 것이 바람직하다. 그러나 초대를 받을 경우 초대장에 명기된 복장을 하거나 만일 복장에 대한 언급이 없을 경우 필히 사전에 복장에 대해서 문의해서 결례가 되지 않도록 복장을 갖추는 것이 필요하다.

비즈니스 미팅 시에는 반드시 정장을 갖추어야 한다. 복장은 검정, 회색이나 푸른색 정장이 무난하며, 여기에 흰색 와이셔츠 그리고 푸른색, 또는 붉은색 계통의 넥타이가 많이 애용된다. 그러나 금요일 경우, 바이어 회사에서 금요일은 캐주얼 복장을 회사 규정으로 정하는 경우도 있어 바이어가 캐주얼 차림을 하고 미팅에 나올 경우도 있는데 이를 예의에 어긋난다고 생각하지 않는 것이 좋다. 미국은 가정집 안에서도 신발을 신기 때문에 구두나 신발을 청결하게 유지하는 것도 중요하다.

에티켓 전문기관의 발표에 따르면, 미국인 55%는 어느 사람이 입은 복장을 보고 그 사람에 대한 인식을 갖게 된다고 한다. 첫인상이 오래 기억되는 만큼 처음 만나는 경우 매우 세심한 주의가 필요하다. 특히 여름철에 더운 날씨라고 신체가 많이 노출되는 의상은 피하는 것이 좋고, 벨트도 정장과 구두와 매칭되도록 하는 것이 좋다. 캐주얼 정장의 경우 단정한 면바지에 목에 카라가 있는 셔츠를 입는 것이 보편적이다. 또한, 머리 손질도 매우 중요한 복장의 하나이므로 사전에 세발과 이발 상태를 점검하고 필요하다면 이발을 하는 것도 필요하다.

  ㅇ 미국 복장 예절
    - http://content.wisestep.com/how-to-dress-for-a-business-meeting-best-tips/

2) 인사

인사를 할 때는 자리에서 일어나는 것이 예의에 맞다. 특히 악수를 하거나 대화를 할 경우 상대방과 눈을 마주치고 웃는 것이 중요하다. 악수할 때 손잡는 강도는 너무 세거나, 처지지 않는 정도로 하고 가능한 한 서로 이름을 말할 정도의 시간 동안 하는 것이 좋다. 악수를 건성으로 하지 않는 것이 중요하다. 만일 상대방의 이름을 기억하지 못하면 예의를 갖추어 다시 물어보는 것이 좋다. 상대방은 내 이름을 부르는데 나는 못 부르고 있으면 이상하게 느낄 것이기에 다시 물어보는 것이 좋다. 아울러 이름을 기억하기 어려우면 명함을 보고 부르거나 스펠링을 물어봐서 노트해 두고 기회가 있을 때마다 부르는 것이 좋다. 명함은 소개를 받고 인사를 할 때 교환하는 것이 일반적이나 헤어질 때 교환하는 경우도 많다. 상대방이 보는 위치를 기준으로 글자를 가리지 않고 바르게 보이도록 건넨다. 명함을 지갑에 넣은 후에 바지 뒷주머니에 넣는 것은 무례한 행동이 아니다. 처음 만나는 사람이나 지위가 높은 사람을 호칭할 경우 처음부터 이름(First name)을 부르는 것은 실례다. Mr. Mrs. Ms. 등이나 직업(Dr. Professor, Reverend 등)을 뜻하는 명칭을 성(姓)과 같이 사용해 호칭하는 것이 공식적이며, 존경의 의미를 담고 있다.

  ㅇ 미국인과의 비즈니스 미팅 시 인사 예절
    - https://www.workitdaily.com/business-etiquette-correct-greeting/
  
3) 선물

대체적으로 비즈니스 관계에서 고가의 선물이나 현금을 주지는 않는다. 하지만 의미 있는 작은 선물은 감사하게 생각하기 때문에 첫 대면에서 작은 선물은 서먹서먹한 감정을 해소할 수 있는 좋은 도구가 될 수 있다. 바이어의 집에 초대를 받아 갈 경우에는 꽃이나 화분, 과일 바구니. 책 등이 일반적인 선물이다. 한국에 돌아와서 감사 편지를 보내는 것은 매우 좋은 인상을 남길 수 있다. 상대방에게 선물을 받은 후에는 답례로 카드를 보내는 것이 예의다.

이외에 선물하기 전 종교적인 측면을 배려하는 자세가 필요하다. 상대방이 크리스마스를 지킨다고 가정하고 선물을 준비하는 것은 좋지 않다. 크리스마스를 지키지 않는데 크리스마스 선물을 하는 것은 실례가 된다. 선물을 준다고 해도 자신들의 종교적인 믿음과 신념에 따라 받지 않는 경우가 있으니 이런 실수를 범하지 않기 위해서 크리스마스를 지키는지 또는 특수한 종교 절기를 지키는지 등에 대해서 문의하는 것이 좋다. 어느 부서(그룹)에 감사의 의미로 선물을 할 경우 모든 사람에게 하는 것이 좋다. 선물하는 목적은 모든 사람에게 고마움을 기억하고 있다고 표시하는 것이다. 또 특정 부서에 감사의 마음을 전하기 위해 선물을 해야 한다면 특정 인물이 제외됐다는 느낌을 받지 않도록 신경을 써야 한다.

  ㅇ 미국 선물 예절
    - http://www.advancedetiquette.com/newsletter/dec04_issue.htm                                        
    - https://smallbiztrends.com/2014/10/business-gift-giving-etiquette.html
  
4) 약속

비즈니스 약속을 잡는 것은 간단한 일인 것 같지만, 리더십 기술을 요하는 것이라고 소기업 전문 잡지는 설명하고 있다. 일반적으로 비즈니스 약속은 근무시간 중에 하는 것이 관습으로 일주일 정도 전에 전화나 이메일로 잡는다. 최근에는 이메일로 상대방이 편한 시간으로 조율해 잡는 것도 일반적이다. 아울러 가능하면 약속 하루 전날 약속에 대한 간단한 리마인더(Reminder)를 이메일로 보내는 것이 좋다. 약속은 다른 사람의 시간을 나에게 할애를 받는 것이고, 아울러 만일 다른 사람과의 약속을 취소하고 나를 만날 경우는 나와의 약속이 더 중요하기 때문에 나와 약속을 하는 것이다. 따라서 약속시간은 철저히 지켜야 한다. 가능하다면 최소 5분 전에 약속장소에 도착해 기다리는 것도 상대방을 예우하는 것으로 상대방은 고마움 마음을 갖게 된다. 약속을 지키지 못할 상황이 발생하면 최소한 약속 하루 전, 또는 사유가 발생하자마자 상대방에게 전화를 하거나 전화를 받지 않을 경우 음성사서함에 메시지를 남기고 이메일로 다시 알려주는 성의를 보이고 양해를 구해야 한다. 아울러 다시 약속을 잡는 리스케줄링(Rescheduling)을 해서 지난번에 나누려고 했던 주제로 미팅하는 것이 중요하다.

ㅇ 미국 약속 예절
    - http://etiquette.about.com/od/Manners/fl/Etiquette-of-Making-and-Keeping-Appointments.htm

5) 식사

개인적인 초대를 받은 경우에는 와인 등의 선물을 들고 가면 되며, 나중에 초대를 해준 상대방에게 감사의 서신을 보내도록 한다. 미국인들은 저녁 식사를 개인적인 관계를 위해 사용하는 경향이 강하므로, 대부분 비즈니스는 점심식사에 이루어진다. 식사는 일반적으로 초대한 쪽에서 비용을 부담한다. 음식점에서 식사를 하면서 상대방과 처음 미팅을 할 경우, 식사에만 초점을 맞추지 않아야 한다. 식당에서 만나면 우선 가볍게 인사와 악수를 하고 자리에 앉는다. 모든 사람이 자리에 앉은 다음에 자리에 앉도록 하고, 자리에 앉으면 냅킨을 무릎 위에 놓는다. 혹시 늦게 도착한 사람이 있을 경우는 일어나서 인사를 하는 것이 예의 바른 인사법이다.

음식을 주문할 때 같이 참석한 사람들 중 음식에 대한 알레르기가 있는지 확인하는 것도 매우 사려 깊은 행동이다. 알레르기가 있는 사람이 있을 경우 그런 음식은 제외하는 것이 좋으며 음식점 종업원에게 문의해서 피하도록 한다. 특히 식탁에 놓여있는 다른 사람의 물을 마시지 않고, 빵을 먹지 않도록 특별히 주의해야 한다. 물잔은 항상 오른편에 있는 것이 내 것이고, 빵 접시(빵을 놓는 접시)는 항상 왼편에 있는 것이 자신의 빵 접시이므로 이를 혼동해 옆 사람 것을 자신의 것으로 착각하고 손대는 일이 없도록 주의해야 한다.

음식점에서 비즈니스 대화를 해야 하기에 비교적 조용한 장소를 선택하거나 개별 방(Private Room)이 있는 곳으로 예약하며, 차선의 식당도 미리 알려주고 선택을 요청하는 것도 좋은 배려로 인식된다. 풀 코스로 점심·저녁 식사가 이루어지면 보통 1시간 30분에서 2시간가량이 소요되는데 중간마다 이야기할 이슈(미국인들이 좋아하는 스포츠 상식이나 헤드라인 이슈)들을 미리 준비해 대화를 이끌어 가는 것도 중요한 식사 예절이다. 여유를 가지고 충분한 대화를 나누며 식사하는 것이 예의이며 웨이터를 큰 소리로 부르거나 재촉하지 않도록 해야 한다.

특히 미국에는 한국인들에게는 생소한 팁 문화가 발달해 있는데, 웨이터에게 팁을 너무 적게 줄 경우 초대를 받은 상대방이 무안해 할 수 있으므로 주의가 요망된다. 일반적으로 고급 레스토랑의 경우 점심은 18~20%, 저녁은 20~25%의 팁을 주고 있다. 또한, 웨이터는 자기에게 할당된 테이블에 불편함은 없는지 수시로 체크하므로 비즈니스 미팅으로 대화를 나누는 중이라도 가볍게 응대해 주는 것이 좋다. 휴대폰은 끄거나 진동으로 전환한다. 남들과 함께 식사할 때 전화를 받는 것은 무례하게 여겨질 수 있다. 반드시 받아야 할 전화가 있을 때에는 양해(Excuse me)를 구하고 자리를 잠깐 피해서 받는 게 좋다. 소금, 후추 등 필요한 것이 있더라도 남의 그릇 위로 팔을 뻗는 것은 금물이므로 근처 사람에게 “Would you please pass me the salt/pepper?”라고 정중하게 요청해야 한다. 남의 음식에 손을 대거나 내 음식을 남의 그릇에 옮기지 말아야 한다.

  ㅇ 미국 식사 예절
    - http://whatscookingamerica.net/Menu/DiningEtiquetteGuide.htm    
    - http://blog.oncallinternational.com/13-dining-etiquette-tips-next-business-meal/

6) 상담

미국은 다인종 다종교 국가이므로, 사람의 피부색, 말투, 사회적 신분, 종교, 정치성향 등에 기준해서 비판하고 차별하는 모습을 보이지 않도록 주의하는 것이 좋다. 특정 종교, 소수민족, 인종, 여성 등에 대한 차별적 발언은 비록 농담이라 할지라도 절대 금물이다. 특히, 여성의 외모와 나이 결혼 여부 등에 대한 언급은 절대로 먼저 하지 않아야 한다. 미국은 개인적인 친분이 쌓이기 전에는 초면부터 나이를 묻지 않는 것이 관례다. 뉴욕, LA, 보스턴, 시카고, 샌프란시스코 등과 같은 대도시 지역에는 여러 인종들이 모여 살고 있는데, 이들 각 인종들의 문화와 관습이 다르기 때문에 이상한 손짓이나 몸짓을 하지 않도록 조심하는 것이 좋다. 최근에 LGBT(성 소수자로 동성애자 및 성전환자를 말함)이 많이 증가하고 있어 이런 사회적인 위치(Social Status)에 대한 대화를 하지 않는 것이 좋다. 만일 해당 주제에 대해 대화할 경우에는 매우 주의를 기울여야 한다. 인종적, 사회적, 종교적 편견적인 언급을 하지 말아야 하며, 모든 사람은 평등하고 존중받아야 한다는 사실을 항상 명심하고 대화 시 자신도 모르는 사이에 어떠한 차별적인 발언도 하지 않도록 각별히 주의해야 한다.

  ㅇ 미국 주별 인종별 성별, 연령별 인구분포도
    - http://www.infoplease.com/ipa/A0762156.html
    - https://en.wikipedia.org/wiki/Social_class_in_the_United_States  

공공누리 1유형

국가정보[참고정보-비즈니스 에티켓(상담 유의사항)] 항목은 "공공누리 1유형 출처표시" 조건에 따라 이용 할 수 있습니다.

최종수정 : 2019-09-04 17:44:22