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상거래 시 유의사항

1) 바이어 접촉
  
  ㅇ 대부분의 한국기업은 바이어 접촉 시 팩스나 이메일로 간략한 회사 및 제품소개 등을 보낸 후 “관심 있을 경우 연락주기를 바란다”는 내용으로 첫 접촉을 하는데, 이런 경우에는 캐나다 기업들의 관심을 끌기가 어렵다. 캐나다에서는 각종 광고물이나 스팸 메일 등이 수시로 팩스나 이메일로 접수되기 때문에 중요한 서류 등은 직접 우편으로 주고 받고 있다. 또한, 유선접촉 시 직접 전화응대를 하지 않고 리셉션을 통하거나, 자동 응답기를 활용하는 경우가 많으므로 성명, 직함, 소속, 용건 등을 음성사서함에 정확히 남겨야 한다. 또한, 바이어들을 처음 접촉할 때 필요한 것으로는 영문 카탈로그, 회사와 제품소개서, 가격표, 영문 홈페이지 주소, 담당자 정보, 샘플 등이 있다.

2) 신속한 회신

  ㅇ 캐나다 바이어들이 한국기업에 대해 가장 많이 가지는 불만 사항 중 하나가 답신 지연이다. 수차례의 이메일 또는 팩스를 발송했음에도 불구하고 회신이 없는 경우가 많다는 것이다. 바이어가 원하는 제품이 한국기업과 관련이 없을 때에도 편지에 감사하다는 답장을 보내는 것이 향후 비즈니스 관계 수립에서 매우 유리하다.

3) 품목 설명

  ㅇ 품목에 대한 상세한 설명과 함께 우수성 및 주요 기업 납품사례 등을 설명하는 것이 좋으며 정중하고 신중한 대화 자세가 필요하다. 바이어에게 향후 비즈니스 파트로서의 신뢰감 구축에 도움이 될 수 있도록 통역원의 도움을 받기 보다는 가급적 직접 대화를 하는 것이 좋다.

  ㅇ 설령 품목이 맞지 않더라도 향후 잠재바이어가 될 가능성이 있음을 감안하여 상세하게 바이어와의 상담내용을 기록해 향후 비즈니스 관계설정에 기초자료로 활용한다.

4) 최소 주문

  ㅇ 한국 기업과 캐나다 바이어가 거래를 시작할 때 부딪히는 사항 중 하나가 한국 기업이 요구하는 ‘최소 주문량’이다. 캐나다 바이어들은 재고 축적의 가능성을 부담스러워하는 경향이 있다. 특히, 캐나다 수입업자들 중에는 소규모 영세업체도 많기 때문에 처음부터 최소주문량을 맞추기 힘든 경우가 많고 제품의 시장성 유무를 먼저 확인하고자 하기 때문에 소량주문을 선호한다. 종종 한국 기업이 처음부터 많은 물량을 수출하기를 주장할 경우 협상이 진행되다가 틀어지는 경우도 있으니 주의할 필요가 있다. 바이어가 소량 주문을 요청할 경우에는 자사의 최소주문량 기준을 제시하기 보다는 자사의 생산계획에 맞추어 납기일을 조정하는 등 유연하게 대처하는 것이 효과적이다.

5) 계약서 작성

  ㅇ 모든 계약서는 표준계약서와 첨가계약서가 있는데, 특히 첨가계약서는 일반적으로 정해진 양식 없이 당사자간의 협의로 작성되는 내용으로 사항으로서 각별한 주의를 기울여야 한다. 또한, 계약서는 본격적인 거래에 앞서 양사의 합의점을 확인하는 비즈니스의 ‘출발점’이라는 인식 전환이 필요하다.

6) 면담 시 유의사항

  ㅇ 바이어와의 면담에서는 창고(보관소)의 유무, 배송방법이나 통관절차, 지급조건 등에 대한 정확한 대응방안이 있어야 한다. 통상적으로 바이어를 접촉하면 대부분의 기업들이 가격정보 외에도 위의 사항들을 함께 문의하는 경우가 많은데 친절한 답변과 고객응대를 통해 좋은 인상을 주는 것이 거래를 연결하는 핵심요소이다. 또한, 캐나다 바이어의 경우 캐나다 또는 미국에 위치한 기업의 추천(Reference)을 굉장히 중요하게 여기므로 회사 소개 시 선진국 시장에 수출경력과 전문제조 기술 보유 등을 강조할 필요가 있다. 회사규모, 설립연도, 연간 매출액 등이 명기된 회사소개서를 사전에 준비해 바이어에게 전달하는 것이 바람직하다.

7) 조급함은 금물

  ㅇ 캐나다 바이어들은 보수적인 성향이 있어 첫 거래를 성사시키기 위해서는 막대한 노력이 요구된다. 특별한 불만이나 이유가 있지 않는 한 기존 거래선을 쉽게 교체하려 하지 않으며 위험성이 덜한 거래를 선호하기 때문이다. 특히, 기존 거래처와의 관계를 중요시하기 때문에 가격 조건만을 보고 거래처를 바꾸는 경우는 드문 편이다. 캐나다 바이어들이 통상적으로 거래를 결정하는데 소요되는 시간이 미국 바이어들에 비해 2배 이상 걸리기 때문에 캐나다 바이어들과의 첫 거래를 성사시키기 위해서는 인내심을 가지고 제품과 회사 홍보에 최선을 다해야 한다.

8) 구매자-판매자 관계보다는 파트너십 강조

  ㅇ 캐나다 바이어들이 대체적으로 보수성이 강한 것은 사실이지만, 의외로 적절한 공략방법을 사용해 쉽게 주문을 따내는 경우도 있다. 특히 캐나다와 같은 선진국에서는 ‘우리 물건을 수입해 팔아라’는 식의 무조건적인 마케팅 방법은 환영 받지 못하며, 파트너십(Partnership) 관계를 강조하면 많은 도움이 된다. 단순히 캐나다에 물건을 팔러 온 것이 아니라 양자가 윈-윈 할 수 있는 사업 파트너를 찾고 있다고 접근하면 관련 품목을 취급하지 않는 기업에서도 관심을 갖는 경우를 종종 볼 수 있다.

9) 대금 결제 관행

  ㅇ 국제무역에 익숙한 많은 캐나다 바이어들은 대부분의 공급업자들이 계약 체결 시 L/C나 T/T를 원하는 것을 알고 있기는 하나 외상거래를 요구하는 경우가 빈번하다. 특히, 몇 차례 거래실적이 있는 경우에는 신용을 바탕으로 외상 거래를 요구하는 경우가 많다. 그러나 몇 차례 거래가 성사된 사실만을 근거로 수입기업의 외상거래 요청을 들어줄 수는 없으므로 미리 바이어에 대한 신용조사를 한 후 상황에 따른 적절한 대처가 필요하다.

  ㅇ 자주 발생하는 일은 아니지만 캐나다 바이어가 종종 대금 결제를 미루거나 법적 구속력을 가진 명확한 계약서가 없음을 근거로 대금 지급을 회피하는 경우가 있다. 이러한 경우 바이어와 양자 대화를 통한 해결하는 것이 우선이지만 3자 개입이 불가피할 경우에는 중재기관 또는 캐나다 현지의 법률 서비스를 이용하는 것이 효과적이다. 더불어 수출보험서비스를 이용 피해를 미연에 최소화하는 것도 비용 대비 효과 측면에서 고려해보아야 한다.

공공누리 1유형

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상담 및 문화적 유의사항

1) 비즈니스 에티켓

  ㅇ 캐나다의 사업 에티켓은 다른 선진 국가들에서 통용되는 에티켓과 유사하다. 사업가들 간에는 서로의 시간을 존중하며 약속 시간을 엄수하는 것이 철칙이다. 피치 못할 사정으로 약속에 늦을 경우에는 정중하게 사과를 하고 양해를 구하는 것이 바른 매너로 통용된다. 만약 20분 이상 늦을 경우에는 최대한 신속하게 전화로 설명하고 약속 시간을 재조정하는 것이 바람직하다. 캐나다 사람들은 외국인에게 비교적 친절한 것으로 알려져 있기는 하지만 개인 신상에 관한 질문(나이, 결혼 유무, 소득 수준 등)을 자세히 묻는 것은 큰 결례로 여기기 때문에 이를 염두해 두어야 한다.

  ㅇ 캐나다 바이어를 만날 때 통역을 동반하는 경우라 하더라도 ‘Hi. How are you? I’m good. Thanks.’ 정도의 인사와 기본적인 인사와 자기소개는 영어로 해주는 것이 좋다. 인사 방식으로 남성은 눈을 마주치고 악수를 교환하는 것이 일반적이며, 여성의 경우 친하다면 가벼운 포옹도 가능하다. 보통 악수할 때 캐나다인은 손을 힘주어 잡는 경향이 있는데 이를 도전적인 의미로 받아들이기보다 친근함 혹은 만나서 반갑다는 표현으로 받아들이는 것이 좋다.

  ㅇ 처음 만난 경우, 악수를 하며 인사한 후 명함을 교환하게 된다. 이 때 공손하게 두 손으로 명함을 건네는 한국인들과 달리 캐나다인은 명함을 던지듯이 상대방 앞에 내려 놓는 경우가 종종 있는데, 나쁜 뜻이 담겨있는 것이 아니라 문화적인 차이일 뿐이므로 이에 대해 기분 나빠할 필요가 없다.

  ㅇ 캐나다에서는 남녀노소 불문하고 상대방이 이야기를 할 때 두 눈을 쳐다보고 반응을 보이며 경청하는 것이 예의이다. 상사나 나이가 많은 어르신들과의 대화에서도 너무 딱딱한 모습보다는 부드러운 어투로 자연스럽게 대화하는 것이 일반적이다. 대화 시 고개를 숙이고 있거나 다른 곳을 쳐다보는 행동은 예의에 어긋나는 행동이므로 주의해야 한다.

  ㅇ 비즈니스 미팅에서 한국 기업 관계자들이 가장 많이 하는 실수 중 하나는 바로 사물을 가리킬 때 가운데 손가락을 사용하는 것이다. 사람을 향해 가운데 손가락만을 펴는 행위는 서양에서 매우 상스러운 욕이라는 사실은 널리 알려진 사실이다. 하지만 일부 업체 관계자들은 이를 망각하고 사물을 가리키거나 책자의 내용물을 설명할 때 무의식적으로 가운데 손가락을 이용하는 경우가 종종 있는데 이는 어떠한 상황에서도 예의에 어긋난 행동이므로 삼가야 한다.

  ㅇ 한편 캐나다 관계자와의 비즈니스 미팅에서 종종 상대방이 공중에서 양손의 검지와 중지를 펴고 V자를 만든 상태에서 아래 위로 토끼 귀처럼 까딱까딱하는 제스처를 볼 수 있는데 이는 ‘Air Quotes’ 또는 ‘Bunny Quotes’라는 제스처로 두 손가락을 인용부호인 따옴표 모양을 만들어 강조하고 싶은 말을 할 때 사용한다. 하지만 경우에 따라서는 빈정대거나 풍자할 때도 많이 쓰이는 표현이므로 주의해야 한다.

  ㅇ 캐나다에서는 사업 상대가 자신의 집으로 초대하는 것이 개인적인 친분을 나타내는 것이기 때문에 만약 초대를 받았을 경우에는 정중하게 수락 여부를 답해야 한다. 방문 시 선물이 꼭 필요한 것은 아니지만 선물을 고민하고 있다면 꽃, 와인, 자국 기념품 등이 좋다. 방문 후에는 초대를 해준 상대방에게 감사의 서신 또는 이메일을 보내는 것이 관례이다.

  ㅇ 비즈니스 미팅에 참석 시 상대방의 복장에 맞추어 입는 것이 기본적인 예의이기 때문에 어떤 업종에 종사하는 상대를 만나느냐에 따라 복장이 달라질 수 있다. 법조계, 금융계, 정부기관에 종사하는 사람을 만날 때에는 정장을 완벽하게 갖추어 입어야 하며 남성의 경우 넥타이까지 착용하는 것이 예의이다. 미팅 상대방이 유통 산업 종사자라면 세미 정장 정도 입는 것이 보통이며, 식품업계나 자동차 등 제조업계의 경우 간혹 바이어가 청바지를 입고 나오는 경우가 있을 정도로 복장에 있어서 다른 산업보다 자유로운 편이다. 그러나 같은 산업에 종사하는 경우라도 바이어들의 성향에 따라 복장이 달라질 수 있다는 점을 명심해야 한다. 또한 처음으로 만나는 미팅의 경우 어느 업종이나 격식을 차려 입는 것이 안전한 선택이다.

  ㅇ 식사 메뉴를 정할 때에는 먼저 상대방에게 선택을 권하는 것이 예의이나, 만약 본인이 메뉴를 정하게 된다면 상대방의 문화적 배경이나 기호 등을 고려해 결정하는 것이 좋다. 다문화 국가인 캐나다에서는 각 종교, 민족의 특성에 따라 먹지 않는 음식이 있고 채식주의자도 상당히 많은 편이어서 이를 고려하지 않는다면 식사자리가 매우 불편해 질 수 있다. 특히, 여느 서구 문화권에서와 마찬가지로 캐나다 바이어들에게는 한국처럼 한 가지 음식을 주문해 나누어 먹는 개념이 생소하다는 사실을 염두 해두어야 한다. 한국 음식을 먹게 될 경우 함께 시켜서 나누어 먹는 것이 괜찮을 지 상대방에게 먼저 물어보는 것이 예의이며, 식사할 때는 개인 접시를 이용하는 것이 바람직하다.

2) 방문 시기 고려

  ㅇ 캐나다 방문에 가장 적합하지 않은 시기로 3월 봄방학(March Break), 여름 휴가기간, 연말연시 등을 꼽을 수 있다. 또한, 캐나다의 겨울은 우리나라와는 다르게 강추위와 폭설을 동반하므로 겨울철 캐나다 출장은 기후적응에 어려움을 겪을 수 있다.

  ㅇ 12~1월 초에는 성탄절과 연말연시를 맞아 대부분의 기업체가 장기 휴무에 들어가므로 최대한 피해야 한다. 여름 휴가시즌인 6~8월에는 대부분의 정부기관, 민간기업, 경제관련 단체 관련자 등이 2~4주간 휴가를 떠나므로 출장 전 확인이 요구된다. 3월에는 1주일간의 학교 봄방학(March Break)을 맞아 가족을 동반한 휴가여행을 떠나는 사람들이 많으니 사전 확인이 필요하다.

3) 문화적 금기사항

  ㅇ 다민족으로 이루어진 이민사회인 만큼 캐나다 내에서는 인종, 민족, 종교 등에 대한 차별이나 농담은 하지 않는 것이 바람직하다. 또한, 캐나다는 동성 간의 연애와 결혼에 법적으로 문제가 없는 국가로, 실제 생활에서 동성연애자를 흔히 접할 수 있다. 따라서, 이에 대한 편견과 비하가 섞인 발언은 자제하는 것이 좋다.

4) 영어자료는 필수, 퀘벡 주 소재 바이어는 프랑스어 자료 선호

  ㅇ 구매의사를 타진하기 위해 바이어들에게 회사와 제품을 설명하는 자료를 제공할 때에는 영어로 된 자료를 제공하는 것이 필수적이다. 또한, 영어와 프랑스어를 모두 공식 언어로 채택하고 있는 캐나다에서는 지역에 따라 프랑스어 자료가 더 효과적인 경우도 있다. 몬트리올이 위치하고 있는 퀘벡 주는 대표적인 불어 사용지역으로 이 지역 바이어들을 접촉할 때에는 프랑스어로 된 자료가 더욱 효과적이다. 참고로 캐나다에서 판매되고 있는 제품의 포장에는 영어와 프랑스어를 함께 표기하는 것이 표준 원칙이다.

공공누리 1유형

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최종수정 : 2019-09-09 13:31:21