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상거래 시 유의사항

1) 상담·계약 체결 시 유의할 점

네덜란드의 대금 결제방식은 기존 L/C 거래에서 점차 신용거래로 변화하고 있다. 보편적으로 네덜란드 바이어들은 30일에서 90일 정도의 외상거래를 선호하고 있으며, 여의치 않을 경우에는 TT 방법을 택하는 쪽으로 계약을 추진한다. 신용장(L/C) 거래의 경우 은행에 현금을 예치해야 할 뿐만 아니라 수수료도 많이 들기 때문에 초기 계약의 경우 바이어들의 상당수가 외상거래 또는 TT 거래를 요청하는 경우가 늘고 있음을 유의해야 한다. 한편, TT 거래나 유산스(USANCE) 거래 시는 수출자나 수입자 중 어느 일방이 전적인 피해를 감수해야 하는 위험성이 있으므로 초기 거래 시 선뜻 이런 결제 조건을 받아들이기는 어려울 수 있다. KOTRA에서는 초기 거래의 양측 부담을 덜어주기 위해 신용카드로 무역 대금을 결제할 수 있는 'KOPS' 시스템을 개발해 운영 중이다. KOPS 시스템은 기본적으로 기존 신용카드를 그대로 사용할 수 있는 반면, 수출자는 수출보험을, 바이어는 자동으로 한 달간의 USANCE 및 지급 보증 보험에 따른 지급 대금 구상권을 갖게 돼, 초기 거래 시 매우 유용하게 활용할 수 있다. KOPS 시스템은 http://kops.buykorea.org 사이트를 통해 자세한 이용 안내를 받을 수 있다.

네덜란드는 유럽의 중심이라는 지리적인 특성과 전통적인 상인 정신의 기질로 인해 비즈니스 활동 무대가 네덜란드로 한정되지 않고 유럽 전역에 걸쳐 있는 경우가 많다. 따라서 네덜란드 바이어들의 경우 상담 시 유럽 전역 또는 베네룩스 지역에 대한 독점 에이전트를 요구하는 경우가 많은데, 이럴 경우 무조건 거부하기 보다는 일단 시간을 가지고 검토하는 것도 좋은 방법이다. 다만, 한국업체 입장에서는 최소 연 매출을 전제조건으로 하지 않은 상태에서 독점 에이전트를 내주면 불리한 경우가 발생할 수도 있으므로 독점 에이전트에 대한 계약서를 작성하기보다는 1년 정도의 한정된 기한 동안 영업권을 독점적으로 보장해준다는 내용으로 절충하는 방안도 고려해볼 수 있다.

네덜란드 바이어들은 상담 시 최소주문수량(MOQ)에 대해 아주 민감한 반응을 보이는 경향이 있다. 시장의 반응을 보기 위한 샘플 오더 수준의 주문만을 하길 원하면서, 그 이유를 네덜란드 시장이 작기 때문이라고 말하곤 한다. 그러므로 이런 경우에는 끝까지 최소주문 수량을 고집하기보다는 타 국가의 바이어 주문 수량을 합해 고려하는 유연성을 가지는 것이 좋다.

네덜란드 바이어들과 거래 도중 문제가 발생했을 때는 솔직하게 이야기하는 것이 중요하다. 어떤 바이어들은 커뮤니케이션 시 요청사항에 대해 무조건 'yes'라 답한 후 제대로 지키지 않는 일부 아시아 기업의 커뮤니케이션 방식에 질렸다고 말할 정도이다. 네덜란드 바이어들에게는 안정된 품질 공급도 중요하지만, 솔직하게(straight forward) 대화하고 지킬 수 있는 약속을 하는 '신뢰할 수 있는', '말이 통하는' 업체인지 아닌지가 거래를 유지하는 데 큰 영향을 미친다.

네덜란드에서 영업에 성공하고자 한다면 가능한 많은 정보를 입수하는 데 총력을 기울여야 한다. 바이어를 물색하는 단계부터 판매하려는 물건을 단 한 개라도 쓰고 있는 회사가 어디인지, 어떤 잠재 가능성이 있을지 관찰력을 가지고 탐색해야 한다. 또한, 구매결정자와의 대화뿐 아니라 납품하려는 제품·서비스를 사용하는 부서는 물론 조금이라도 관계가 된 인물이라면 잠깐이라도 대화를 나누어 정보를 얻고, 바이어와의 면담 동안 수집한 정보들을 적극적으로 사용해야 한다. 인사말과 대화가 오고 간 후 "○○○가 이런 면이 불편하다고 하시던데…"로 운을 뗀다면 면담자는 대화에 훨씬 적극적으로 반응할 것이다. 혹은 바이어에게 불편한 점을 물었을 때 바이어가 꼽는 점들을 놓치지 말고 "저희 제품이 도움될 수도 있을 것 같습니다." 또는 "저희 제품은 그 점을 적극적으로 보완해 개발됐습니다", "우리 회사 제품은 이런 기능이 있습니다"라는 식으로 '솔루션 제안'타입의 대화를 이끌어낸다면 두 번째 면담을 잡기가 훨씬 용이할 것이다. 물론 이를 위해서는 제공하는 제품에 대해 속속들이 알고 있어야 한다.

바이어와 면담을 잡는 것에 있어서도 조급하게 마음을 가져서는 안 된다. 업체에 접촉해 담당자를 찾고 면담 약속을 잡는 단계에서 중요한 점은 첫 유선 접촉이나 면담을 통해 긍정적인 반응을 얻으리라는 기대를 버리는 것이다. 긍정적인 반응을 얻지 못했을 때는 상심하지 말고 어떤 제품을 쓰는지, 혹시라도 우리 제품이 향후에 대안이 될 가능성이 있는지 짧게라도 얘기를 나눌 시간을 내줄 것을 요구한다. "안 될 거야 없겠지만, 지금은 바쁘다"는 대답에 포기하지 말고 마음을 느긋하게 갖고 나중에 다시 연락하겠다고 한 후, 점잖고 유쾌한 방식으로 대화를 마무리한 뒤 시간을 둔 후 다시 접촉한다. 다음에도 바쁘다고 한다면 시간을 두고 다시 한 번 접촉하는 식의 과정을 2~3번 거치면 대부분 면담 성사가 가능하다. 일단 면담 약속을 잡는 데 성공해도 바이어가 곧바로 당신의 제품에 긍정적인 자세를 보이리라는 기대를 버리고 대화를 이어나가며 자사의 제품이 지닌 플러스알파를 적극적으로 설파해야 한다. 바이어에게 제품을 얼마나 어필하느냐에 따라 주문량이 예상외로 늘어날 수 있으므로 면담 초기에는 구매량에 너무 연연하지 않는 것이 좋다.

바이어와 면담을 할 때 바이어가 사용하고 있는 제품에 대해 '그 회사 제품은 품질이 좋지 않으니 우리 제품을 쓰세요'라는 식의 네거티브적인 설득 방법은 바이어의 판단력에 대한 비난으로 비추어질 수 있으므로 사용하지 않는 것이 좋다. "그 제품도 충분히 어느 정도 기능은 하고 있지만, 저희 제품은 덧붙여 추가 기능이 있으니 저희 제품으로 플러스알파를 노려보시는 건 어떤가요", "그 회사 제품이 애초 의도하셨던 기능은 하고 있지만, 그 제품의 부족한 부분을 저희 제품이 보완하고 있으므로 바꿔보시는 건 어떨까요?" 등 바이어의 현 상황을 긍정적으로 진단하고 개발방향을 제시하는 포지티브한 설득방법이 훨씬 효과적으로 작용할 수 있다. 가장 중요한 설득의 포인트는 문제해결형 제안으로 내가 제공할 수 있는 상품서비스와 고객의 문제 사이에서 해결점을 찾아 제시할 수 있다면, 교신 지속 가능성이나 영업 성사 가능성을 더 높일 수 있다.

네덜란드에서 무역 사기는 자주 일어나지 않지만, 네덜란드인이 정직하고 합리적이라는 인식을 이용한 무역 사기 행위가 점차 늘고 있다. 과거 아프리카 군사정권 시절 축적 자금을 언급하며 사기행각을 벌이거나, 은행 간 상호계약 체결되지 않는 문제를 언급하며 송금을 요구하던 단순방식에서 벗어나 위조된 상공회의소 등록문서를 보내오거나, 직접 한국 회사를 방문해 미팅을 가진 후 중국 회사를 통해 제품을 저가 복제 생산하는 등 과감하고 다양한 수법이 등장하고 있다. 네덜란드 기업과 첫 거래 시 무역 사기의 피해를 입지 않기 위해서는 네덜란드 상공회의소 홈페이지(www.kvk.nl)에서 해당 네덜란드 기업의 등록 여부를 확인해야 한다. 극소규모 기업의 경우, 홈페이지나 명함의 비즈니스 이름과 홈페이지상의 이름이 다를 수도 있으므로, 등록 여부가 쉽게 확인되지 않는 경우 바이어에 직접 문의한다. 또한 "이제 곧 하려는 참이다", "등록을 수정하고 있다.", "거래가 발생하면 하려고 했다." 등 애매한 변명을 하는 경우 거래 진행에 신중을 기할 필요가 있다. 또한, 상공회의소 등록 사실이 해당 바이어의 신뢰성을 입증하지는 않으므로, 등록 시점 등을 꼼꼼히 살펴봐야 한다. 한국업체와의 커뮤니케이션 발생 1년 안에 등록된 업체라면 더 신중을 기해야 할 것이다. 특히 상공회의소 등록-말소, 다른 이름으로 등록-말소의 절차를 빈번하게 반복한 경우, 자신의 정체성을 숨기려는 움직임으로 의심해볼 수 있다.

네덜란드식 이름이 아닌 아시아계나 중동, 미국 등 타 지역 출신으로 추정되는 이름을 사용하는 경우라면 실제로 네덜란드에 확실한 연고를 두고 장기적으로 사업을 하는 사례가 맞는지 철저한 확인을 거치는 편이 안전하다. 그러나 현지 바이어인 경우에도 백인 바이어를 신뢰하는 한국의 분위기를 이용해 백인의 얼굴이 들어가도록 신분증 및 증명서를 위조하는 등 사기행위를 벌일 수 있기 때문에 무조건 의심을 내려놓을 수는 없다.

극소규모의 현지 기업에 수출거래를 결정한 경우, 대금의 상당 부분을 CAD(또는 COD) 형태로 지불하는 조건을 포함해 전액 후불이 아닌 계약 시, 선적 시, 도착 시 등으로 대금을 나누어 치르는 등 조심스러운 거래 방법을 취하는 것으로 추천한다. 또한, 최초 거래가 순조롭게 마무리된 경우 두 번째 거래부터 조건을 점진 완화하는 방법을 고려해볼 수 있다. 극소 규모이고 최초 거래이면서 100% 후불 혹은 50% 이상 후불을 고집하는 경우 사기성을 의심해 보아야 할 것이다. 그뿐만 아니라 터무니없이 낮은 공급가격에 대해서도 특별히 조심해야 하며, 지역에 따라서는 현지 출장을 통해 선적 과정에 대한 실사를 진행하는 것이 중요하다.

최근에는 이메일 해킹을 통한 무역 사기가 빈번하게 발생하고 있다. 계좌번호 변경 등 바이어가 평소와 다른 연락을 해 오면 대금 납부 전 반드시 전화 확인이 필요하며, 현지 무역관 담당자를 통한 문의 및 확인이 반드시 선행돼야 한다. 거래처와의 계좌변경, 거래 내용 변경을 통보할 때는 이메일과 함께 반드시 유선으로 확인이 필요하며 바이어와 공동으로 대처해야 한다. 또한, 이를 사전에 방지하기 위해 보안이 취약한 대규모 포털 이메일보다는 회사 사내 자체 이메일을 사용하는 것이 좋다.

2) 비즈니스 상담에서 성공하기

  ㅇ 상담 전 준비사항

네덜란드 상인은 협상에 대단히 능하며, 사소한 일에도 냉정한 편이다. 또한, 교육수준과 사회적 지위도 비교적 높은 편이다. 이들은 거래자 간의 신뢰를 매우 중요시하기 때문에 신규 판로 개척이 매우 힘들다. 그러나 한 번 거래를 맺으면 쉽게 거래선을 바꾸지 않는 것으로 알려져 있다.

네덜란드 바이어들은 비즈니스 상담 시 사전에 체계적으로 제품에 대해 조사하고 이를 숙지하기 때문에 상담 시 유리한 방향으로 이끌어내고 있다. 아울러 상대편의 경우도 해당 제품에 대해 확실한 정보와 지식을 보유하고 있다고 판단, 다양한 질문과 요청이 이루어지기 때문에 성공적인 비즈니스를 위해서는 우선적으로 제품에 대한 전문적이고도 철저한 지식이 요구된다.

대부분의 해외마케팅이 그러하듯 제품에 대한 영문 카탈로그는 네덜란드에서 더욱 필수적이다. 네덜란드 국민의 약 80%가 영어를 유창하게 구사해 별도의 네덜란드어로 된 자료가 필수적이지 않기 때문에 영문 자료는 더욱 중요하다. 우리 기업들의 경우 가끔 국문 카탈로그를 전달하는 경우도 있는데, 이 경우 바이어들은 쉽게 관심을 잃을 수 있기 때문에 영문 카탈로그 제작은 필수적이다. 또한, 네덜란드 기업 및 제품 카탈로그에 대해 기업의 얼굴이라는 생각을 가지고 있기 때문에 카탈로그 제작 시 가능하다면 고급스럽게 제작하는 것이 신뢰를 갖게 하는 데 유리하며, 내용 중 오·탈자 등이 없도록 세심한 주의가 요구된다.

네덜란드 바이어들은 납기 준수와 안정적인 제품 공급을 매우 중요시하기 때문에 수출업체의 신뢰도는 공급선을 정하는 데 결정적인 역할을 하고 있다. 기업 소개서는 바로 회사의 신뢰도를 높이는 역할을 해주기 때문에 제품 설명서와 함께 필수적인 첨부물이다. 기업 소개서에는 일반적 사항 외에도 공장이나, 사무실, 연구 시설 등의 사진이 들어가면 더 큰 신뢰감을 줄 수 있으며 발명 특허이나 신제품 생산능력 등 자기 회사 고유의 장점을 부각시키는 것도 필요하다. 만일 회사 소개서 제작이 어렵다면 회사 약사, 직원 수 등 기초정보만이라도 제공하는 것이 바람직하며 제품 카탈로그와 같이 제작돼도 무방하다.

  ㅇ 첫 접촉 시 Price List 송부는 금물

네덜란드 바이어들과 접촉 시 유의해야 할 사항은 첫 번째 접촉 시 가격 리스트를 보내는 것은 금물이라는 것이다. 잘 모르는 공급업체가 대뜸 가격 리스트를 보내왔을 경우, 대부분의 네덜란드 바이어들은 모든 바이어들에게 배포하는 홍보물쯤으로 여기며, 실거래 가격은 그보다 훨씬 낮을 것으로 기대하고 있다. 따라서 처음부터 가격 리스트를 배포한 업체들은 네덜란드 바이어의 혹독한 가격 할인 요구에 당황하는 경우가 많다. 샘플 역시 첫 번째 메일링에 동봉하는 것은 일반적이지 않다. 볼펜, 열쇠고리 등 저가품이 아니라면 좀 더 상담이 진행된 다음에 샘플을 보내는 것이 바람직하다.

  ㅇ 통역원 활용도 고려
  
네덜란드인들의 영어 실력은 비영어권 지역에서 가장 뛰어난 것으로 평가받고 있다. 따라서 협상을 자신들이 유리하게 이끌어 나가는 경우가 많기 때문에 영어에 자신이 없을 경우에는 통역을 활용하는 것을 권장한다. 영어-네덜란드어-한국어가 능통한 통역원의 경우 1일 기준(오전 9시~오후 5시) 약 250유로 수준이며 무역관 홈페이지에 언급돼 있는 여행사를 통해 추천받을 수 있다.

  ㅇ 품질 대비 가격 민감도 급격히 상승
  
비즈니스 중개 사이트 및 가격 비교 사이트의 활성화와 유무선 통신의 발달로 인해 시장에서 제품 가격 및 품질에 대해 모든 정보가 거의 투명해졌다. 그리고 제조기술의 발달과 평준화로 인해 점차 품질 대비 가격 민감도가 급격히 높아져 가고 있다. 상담할 때 네덜란드 바이어들은 신제품이 아니라 시장에 나와 있는 기존 제품에 대해서는 동일한 품질 대비 저렴한 가격 혹은 동일한 가격 대비 우수한 품질의 제품을 내놓으라고 말하곤 한다. 그러므로 바이어와 상담할 때에는 기존 제품과 차별화되는 제품의 특장점에 대해 바이어의 뇌리에 뚜렷하게 각인될 수 있도록 미리 철저히 준비하는 것이 좋다.

3) 네덜란드 바이어들의 성향을 고려한 메일 작성

  ㅇ 효과적인 제목 정하기

바이어들과의 비즈니스 파트너십 구축을 위한 첫 단추는 이메일을 통해서 이루어진다고 해도 과언이 아니다. 첫 이메일은 제품 공급 담당자의 언어구사능력, 업무진행능력을 가늠할 수 있는 중요한 첫인상으로 작용할 수 있으므로, 메일 수신자 및 회사명의 철자 등을 틀리지 않도록 각별히 유념할 필요가 있다.

특히 과하지 않은 효과적인 제목을 통해 바이어의 관심을 끄는 것이 무엇보다 중요하다. 여타 유럽인들과 비교해 보았을 때, 네덜란드인들은 지나치게 과장되거나 감상적인 표현에 거부감을 느끼는 경향이 강하다. 그러므로 한눈에 메일 내용을 알아볼 수 있게, 완전한 문장보다는 절, 구, 단어로 이루어진 간결한 제목을 선택하는 것이 좋다. 또한, 이해관계에 앞서 신뢰관계도 중요하게 생각하므로 이메일 교신을 장기적인 관계를 맺어나가는 첫 단계쯤으로 생각하고, 바이어로 하여금 제품 소개 메일임을 100% 확신케 할 필요는 없다. 상업적인 목적이 너무 뚜렷이 드러나는 것은 오히려 바이어들의 반감을 살 수도 있다는 점을 주지해야 한다.

  ㅇ 메일 내용 작성

합리성을 중시하는 네덜란드인들의 성향만큼이나 그들은 실용적이고 명확한 이메일 내용을 선호한다. 되도록이면 형식적인 인사말은 과감히 생략하도록 하고, 간단한 본인 소개 후 바로 회사 소개 및 제품 소개 내용으로 넘어가는 게 좋다. 해당 바이어가 매일 다수의 제품 소개 메일을 받고 있다는 것을 인지해야 하며, 간단명료하면서 차별화된 특성을 잘 드러내야 한다. 모호한 표현, 과도한 미사여구를 지양하고 인증 여부, 통계 수치 등 사실을 중심으로 내용을 전달하는 것이 좋으며, 타사의 제품을 깎아 내리는 네거티브 홍보 방식은 역효과를 불러일으킬 확률이 높으므로 지양하는 것이 좋다. 폰트 및 글자 크기는 되도록 통일을 시키고 Georgia 혹은 Cambria 등의 폰트가 무난하다.

  ㅇ 파일 첨부 및 끝 인사

파일을 첨부할 경우 간결한 영문 제목을 설정하되, 바이어가 따로 제목을 변경할 필요가 없도록 (한국) 업체명을 포함하는 것이 권장된다. 또한, 제품 정보를 첨부 파일로 대신하더라도 무엇에 대한 내용인지는 메일 본문에 미리 간략하게나마 설명을 하는 것이 좋다. 바이어가 요청한 파일이 아니라면, 현지의 인터넷 속도를 감안해 파일 용량이 가급적 1MB 이하, 최대 3MB를 넘지 않게 준비할 필요가 있다.

유럽에서 개최되는 전시회에 참가할 예정이거나, 유럽 출장 예정이라면 미팅 가능성을 언급하는 것도 좋은 방법이다. 맺음말은 상황에 따라 달라지겠으나, '답변을 기다리겠습니다. 추가 정보가 필요하시면 연락 주시기 바랍니다(I look forward to your reply. If you require any further information, feel free to contact me.)' 등이 적절하다. 끝인사를 적을 경우 Sincerely Yours, Best Regards 등 가능한 정형화 된 인사말을 사용해 형식을 갖추는 것이 바람직하다. BR, BW과 같은 줄임 인사말은 적절하지 않으므로 유의해야 하며 과도한 미사여구를 사용해 신뢰감을 떨어뜨리는 일이 없도록 조심해야 한다.

4) 네덜란드 기업문화(미팅문화)

  ㅇ 미팅 시간 엄수는 필수

네덜란드인들은 약속시간을 지키지 않는 것을 자신의 노동력(금전)을 낭비하는 것으로 여겨 매우 싫어한다. 5분 이상 약속시간에 늦을 경우 바로 상대에게 알리는 것이 예의이다. 뿐만 아니라 미팅 종료시간에 대한 관념도 정확하다. 미팅의 안건에서 벗어난 내용을 이야기하거나 예정된 미팅 시간을 넘어가는 경우 급히 미팅을 마치려는 경향을 보이며, 특히 스케줄이 꽉 차있는 고위급 인사의 경우 미팅 종료시간을 넘기지 않으려고 이야기 중간에 마무리 발언을 하고 일어나는 경우도 있으니 정해진 시간에 의사를 충분히 전달할 필요가 있다.  

  ㅇ 바로 본론으로 돌입

네덜란드인들은 간단하고 직접적인 커뮤니케이션을 선호하는 편이다. 네덜란드 사회에서 단순 명료함은 솔직하고 분명함을 뜻하며, 때때로 이러한 태도가 퉁명스럽게 보일 때도 있을 정도이다. 처음 보는 사이라고 하더라도 간단한 회사 소개와 미팅의 목적 설명 뒤 바로 본론으로 들어간다. 상대적으로 적은 시간을 사교적인 인사말(small talk)에 사용하며, 최대한 빨리 협상을 끝내려고 한다. 회사를 직접 방문할 경우 미팅하는 상대편이 대부분 커피를 대접하며, 회사 내의 커피머신으로 같이 커피를 뽑으러 가는 경우도 흔히 있다. 간혹 소기업은 커피를 대접하지 않는 경우도 있으며, 미팅을 하기 위해 앉자마자 '방문한 이유를 설명해 보시오'라고 요구하는 경우도 있으니, 이럴 때는 당황하지 말고 바로 방문목적을 설명하고 논의하고자 하는 내용을 이야기 하는 것이 좋다.

  ㅇ 이성적으로 협상하라

네덜란드인들은 직관과 감정을 믿기보다 수치와 사실에 의존하는 경향이 크다. 따라서 감정에 호소하기보다는 제안 시 항상 근거를 두고 협상에 임해야 한다. 협상이 계획한 대로 이뤄지지 않아 감정 표시를 하거나 고성을 내는 것은 상황을 더 악화시킬 뿐이며, 불합리한 처사에 대한 항의 표시를 할 때도 이성적인 태도를 유지하며 차분하게 의견 전달을 하는 것이 필요하다. 네덜란드인들은 협상 시 '제안 → 대안(Counter Offer) → 대안(Counter Offer) → ... → 합의'의 과정을 당연하게 여기며 대안을 제시할 때 근거를 이용한 토론 방식을 자연스럽게 여긴다.

  ㅇ 수평적인 관계를 당연시

네덜란드 기업은 상대적으로 다양성을 존중하고 평등한 문화를 추구하므로 회의장에 있는 누구라도 발언권이 주어지며, 보통 이해관계에 있는 모든 이의 동의를 얻는 의사결정을 하려는 경향이 있다(이 때문에 의사결정이 늦어지는 경향이 있다). 또한. 여러 명과 미팅을 하면서 그 자리에서 가장 상급자에게만 선물을 전달하는 것은 그리 환영받지 못하는 에티켓이다. 보통 처음 보는 경우에는 Mr./Mrs./Miss/Ms. 등을 앞에 붙여서 성을 부른다. 영어에서 종종 학식 있는 사람에 대한 존칭을 나타내기 위해 Dr.를 쓰는 반면, 네덜란드에서 doctorandus(drs.)는 공식적인 문서에서만 사용된다.

일반적으로, 첫 번째 혹은 두 번째 미팅에서 서로의 이름(First name)을 부르기 시작한다. 네덜란드에서는 상급자도 이름을 부르는 경우가 많으므로 미팅 상대방이 이름을 불렀다고 성급하게 불쾌한 표시를 내지 말아야 한다. 만일 미팅 상대방으로부터 이름만 적힌 이메일이나 편지를 받았을 경우에는 첫 번째 미팅부터 이름을 부르는 것이 자연스럽다. 그러나 같은 경우에도 상대방과의 나이 차이가 아주 크거나 격식을 차린 미팅일 경우 존칭을 사용하는 것이 예의일 때도 있다.

  ㅇ 방문 약속은 최소 한 달의 여유를 둘 것

네덜란드에서는 친구 및 친척 간 방문할 때에도 미리 정확한 시간을 잡아 약속을 하는 게 일반적이다. 더욱이 비즈니스의 경우에는 더욱더 사전 약속이 중요하며 최소 한 달 전에 연락을 취하는 게 바람직하다. 방문 사안에 따라 바이어의 준비가 필요한 경우가 있을 수도 있고 문화적으로 사전 notice가 예의에 어긋나지 않는다. 바이어 측에서 미팅에 흥미가 있다 하더라도 충분한 notice 기간이 없을 경우, 자사(혹은 개인) 스케줄 조정 노력을 기울이지 않고 바로 거절할 가능성이 높다. 충분한 notice 기간을 두지 않고 다른 사람들의 스케줄을 바꾸려 하는 것은 professional 하지 않다는 인상을 줌과 동시에 위신이 훼손된다고 생각해, 이러한 부담을 지기보다는 바로 거절하는 편을 선호하며, 네덜란드에서는 이를 업무 소홀로 받아들이지도 않는다.

  ㅇ 'Yes'는 말 그대로 'Yes'

만약 네덜란드 사람에게 무엇인가를 요청해 그가 Yes라고 대답했다면, 그것은 약속이 이루어진 것이다. 한국 사람과의 대화에서는 예의상 Yes라고 말할 수도 있고 말다툼이나 토론 혹은 불화를 피하고 싶어서 Yes라고 말할 수도 있지만, 네덜란드 사람들에게 'Yes'는 '약속이 이루어졌다'는 것을 의미한다. 네덜란드 사람들은 많은 외국인들이 약속을 지키지 않으면서도 쉽게 'Yes'라고 말하는 것을 아주 불쾌하게 생각한다. 네덜란드 사람들은 한 번 약속한 것은 자기에게 손해가 된다 하더라도 대부분 약속을 지키는 편이기 때문에 한국 사람들도 대화할 때 'Yes'라는 대답에 신중을 기할 필요가 있다.

공공누리 1유형

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상담 및 문화적 유의사항

1) 인사 및 복장

비즈니스 관계로 만날 경우 양복을 입으며 넥타이는 공식적인 행사 등에 참여할 경우에 매고, 개별 상담 또는 비공식적인 행사의 경우 넥타이를 매지 않아도 된다. 네덜란드인들도 외국인에 대해서는 복장에 따라 그 사람의 신분을 판단하는 경향이 있으므로 한국 기업들은 가급적 정장 차림이 바람직하다. 그러나 상대방도 꼭 넥타이에 정장을 매고 나타날 것이라는 기대는 하지 않는 것이 좋다.

네덜란드에서는 악수를 하면서 상대방과 인사를 하는 것이 매우 일반적이다. 네덜란드 사람들은 손에 힘을 주지 않고 살짝 잡았다 놓는 식으로 악수하는 것을 매우 싫어한다. 개성이 없는 사람이라고 판단하거나 일을 잘 처리하지 못하는 부적합한 사람이라고 단정지어 버리는 경우도 있다. 네덜란드 사람들은 압도적이고 지배적인 악수를 하는 편으로, 이는 자신이 윗사람인 것을 보여주고자 하는 것처럼 느껴지기도 하지만 네덜란드 문화에서는 보편적인 일이다. 직장을 구할 때나 클라이언트를 만나는 등의 비즈니스 미팅에서는 힘찬 악수를 하는 것을 조언한다. 상대방의 손을 정확하게 맞잡고 힘차게 2~3번 위아래로 흔들며 가볍지만 강한 악수를 하는 것이 보통이다. 동시에 상대방과 눈을 마주치며 간단한 미소를 짓는 것이 정중한 방식이다. 인사를 할 때 이름을 말하며 악수를 하면 되는데 악수를 하는 각각의 모든 사람에게 본인의 이름을 말해야 한다.

프랑스의 비쥬와 같이 네덜란드에도 더치키스라는 인사법이 존재하는데, 이는 상대방의 오른쪽, 왼쪽, 오른쪽 뺨에 번갈아 가며 가벼운 ‘쪽’ 소리를 내는 것이다. 서로 이미 친한 관계에서만 이루어지는 인사법이다.

2) 식사

비즈니스 미팅과 관련해서 같이 식사를 하지 않는 것이 일반적이긴 하나, 점심을 같이할 경우 너무 시간을 오래 끌지 않는 것이 좋다. 미팅 후 갑작스러운 저녁 식사나 술자리 제안은 선호하지 않는다. 네덜란드인들은 비즈니스 관련 식사나 술자리도 업무의 연장이라고 생각해 경계를 늦추지 않으며, 이런 자리보다는 일찍 퇴근하는 것을 선호한다. 특히, 운전해야 하기 때문에 술을 마실 수 없다고 하는 경우 절대 강요해서는 안 된다. 집에 초대받았을 경우에는 대접받은 음식을 모두 끝내는 편이 좋다. 네덜란드인들은 음식을 낭비하는 것을 매우 싫어하기 때문에 음식을 남기면 불쾌해 할 수도 있다.

3) 선물 관행

비즈니스 미팅 시 선물은 주고받지 않는 것이 일반적이며, 개인적으로 친밀한 관계가 형성됐을 때만 간단히 성의 표시하는 것이 좋다. 주로 와인, (한국을 나타내는) 기념품 등이 적합하다. 집으로 초대받았을 때는 초콜릿, 화분, 책, 꽃 등을 선물한다. 꽃 중 하얀 백합이나 국화는 장례식을 의미하므로 피하는 것이 좋다. 집에 초대받았을 때는 주인이 이미 와인을 준비했을 가능성이 크기 때문에 굳이 선물할 필요는 없다. 칼(knives)이나 가위는 선물로 부적합하다. 비즈니스 미팅 상대자에게 성의 표시를 할 때는 상급자와 하급자 구분 없이 동등하게 선물을 준비하는 것이 좋다. 크리스마스나 새해에 비즈니스 파트너 회사들에게 와인이나 꽃, 카드 등을 보내기도 한다. 크리스마스나 신년인사 카드 안에는 별도의 축하인사를 적지 않고, 보내는 사람의 이름만 적어 보내는 경우가 많다.

4) 네트워킹 리셉션

네트워킹 리셉션에 참석하는 것은 새로운 사람을 만나고 네트워크를 구축하기에 가장 최적의 방법이다. 세미나, 전시회 등 비즈니스인들이 모이는 자리에서 네트워킹 리셉션은 빠질 수 없는 순서 중의 하나이다. 모르는 사람과 만나서 처음 이야기를 시작하는 것이 어색할 수 있으나, 다음의 사항을 조심하며 대화한다면 많은 정보를 교류할 수 있을 것이다.

    - 대화를 "화장실을 가야 해서"라고 끝내기
    - 자기소개 없이 이야기 무리에 끼어들기
    - 대화 상대방의 이름, 결혼 여부, 직업, 환경 등을 추측
    - 한 사람과 저녁 내내 대화하기
    - 대화 상대방에게 양해를 구하지 않고 전화 받기
    - 잘 알지 못하는 장관이나 CEO, 왕족에 대해서 아무렇게나 이야기하기
    - 술에 취하기
    - 방울토마토를 한 입 가득 먹기, 베어먹은 스낵을 다시 소스에 찍어 먹기

5) 적합한 방문 시기

여름(7, 8월)은 대부분이 휴가이기 때문에 이 시기를 피해서 미팅 약속을 잡는 것이 좋다. 네덜란드인들은 연간 약 25~30일의 휴가를 받는데, 주로 7~8월 중에 여름 휴가를 10~15일 사용해 2~3주간 다녀오고 크리스마스부터 연말까지, 그리고 부활절 전후 1주일 동안 휴가를 떠난다. 부활절이 있는 4월 말(매년 바뀜), 여름 휴가 기간인 7~8월, 12월 24일부터 연말까지는 현지 비즈니스 방문에 적합하지 않다. 일부는 1월에 스키 휴가를 떠나기도 하기 때문에 방문과 미팅 약속을 잡기 전에 바이어의 휴가 일정을 확인하는 것이 좋다. 네덜란드인들은 장기간의 휴가가 잦아 업무 연락이 용이하지 않은 경우가 빈번히 발생할 수 있다.

또한, 바이어가 해당 업무를 대체할 사람을 지정해 놓지 않고 가는 경우가 많기 때문에 업무 공백이 자주 발생한다. 때로는 우리 기업이 생각하기에 지나치게 장시간 소요된다고 느낄 수도 있는데, 이는 네덜란드인들에게는 자연스러운 것으로 휴가로 인해 연락이 잘 안 되거나 의사결정에 시간 걸리는 점 등에 대해 관용적인 태도를 비추는 것이 바람직하며 인내심을 가지고 거래 상담에 임할 필요가 있다. 방문을 위한 약속은 2주~1달 전에 미리 잡아 놓는 것이 일반적이다. 방문 약속을 촉박하게 잡을 경우 원하는 시간에 미팅하지 못하고 짧게 끝내야 하거나, 약속을 아예 잡지 못할 확률이 높다. 방문 약속을 잡은 후에는 약속 장소, 시간, 참석자, 방문 주제를 담은 확인 메일을 보내는 것이 일반적이다.

6) 철저한 시간관념

네덜란드인들은 대체로 시간 약속에 대한 관념이 철저하다. 특히 비즈니스 미팅 등의 형식적인 자리에 참석할 때 시간을 지키는 것은 비즈니스맨들이 가져야 할 필수 덕목 중 하나라고 생각하는 경우가 많다. 따라서 미팅 참석 시 예정보다 늦을 것 같을 때는 미리 상대방에게 전화해 양해를 구하는 편이 좋다.

네덜란드인들은 식순과 같은 시간의 흐름에 민감한 편이어서 비즈니스 미팅 시 정해진 식순대로 움직이는 것은 물론, 의장의 역할을 맡은 사람이 프로그램 및 식순 진행 상황을 지속해서 체크하고 프로그램의 진행을 주도한다. 모든 상업적인 활동과 관련해 시간을 철저히 지키려는 노력이 필요하다. 또한, 저녁 식사에 초대받았다면, 호스트에게 미리 몇 시쯤 도착하면 좋을지 물어보고 제시간에 가는 것을 권장한다.

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최종수정 : 2019-02-20 02:46:07