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상거래 시 유의사항

1) 미팅 시 유의사항

비즈니스에 있어서 벨기에 사람들은 시간을 낭비하지 않고 능률적으로 진행하는 것을 선호한다. 비즈니스와 관련이 없는 주제를 장황하게 늘어놓거나 서론이 길어지면 상대방은 의아한 눈으로 쳐다보고 언제 본론이 나올 것인지 초조하게 기다릴 것이다. 따라서 간단히 인사말을 나눈 후 본론으로 들어가는 것이 좋다. 만일 상대방이 잘 이해하지 못하는 경우, 내용에 대해 그림을 그리든지 종이에 써가면서 핵심적인 사항들을 이해시키는 것이 필요하다.

또한, 상대방이 발표하거나 대화를 하는 도중 혹은 식사자리에서 될 수 있으면 휴대전화 사용을 주의하며, 급한 용무가 있다면 양해를 구하는 것이 좋다. 회사 내부 보고용으로 미팅할 때 사진을 찍어야 한다면 이것 또한 미리 양해를 구하는 것이 예의이다.

바이어와의 상담 시에는 많은 기업이 가격정보 이외에도 딜리버리 조건, 통관, 지불방법 등을 함께 문의하는 경우가 많으므로, 위의 사항들에 대해 사전에 준비해 두었다가 문의 시 신속하게 답변을 주는 것이 거래처를 확보하는 데 중요한 영향을 준다. 만약 제시하는 물품의 주요 정보(가격 제외) 서류가 준비돼 있다면 상담 전에 미리 이메일 등을 통해 정보를 전달하는 것도 한 방법이다. 제품 카탈로그를 준비하고 샘플을 가져와 직접 보여주는 것을 추천하는데, 벨기에 바이어들은 실물을 직접 눈으로 보거나 만져본 후에 상품의 재질, 기능, 시장성 등을 판단하는 경향이 있기 때문이다.

한편, 벨기에 바이어들은 한국 기업들과 미팅할 때 상대방이 잘 이해하지 못하고 있는 듯한 느낌을 받은 경험이 상당수 있다고 무역관에 밝혔다. 상담 도중 이해가 안 가는 부분이 있으면 바로 되물어 정확하게 확인을 하여야 한다. 바이어가 요구한 사항에 대해 이해가 가지 않는 상황임에도 무조건 ‘Yes’로 대답하고 나중에 회사로 돌아와서 이해하지 못했다고 말하는 것은 바이어 입장에서 신뢰하기 힘들기 때문이다.

또한, 수출하려는 제품과 바이어 업체가 원하는 제품 사양과 맞지 않는 경우, 자리에서 바로 일어나지 말고 관련 대화를 지속해 긍정적인 이미지를 보여주는 것이 좋다. 직접적인 관련 바이어가 아닐지라도 시장정보 등 현지 정보를 얻을 수 있거나, 다른 바이어를 소개받을 수 있기 때문이다.

2) 계약 체결 시 유의할 점

보수적인 벨기에 기업인들은 이유를 불문하고 일단 제시한 조건을 변경하면 아주 싫어한다. 만약 이 같은 상황이 자주 반복되는 경우, 신용 거래가 어렵게 되고 차후 신용 회복이 어려울 수 있다. 따라서 특히 첫 거래 시 수출 가격이나 발주 기간, A/S 부품 공급 등 거래 조건을 제안할 때 차후 변경하는 일이 발생하지 않도록 신중하게 검토하고, 차질이 생길 가능성이 예상되면 이를 사전에 주지 시키는 것이 바람직하다. 또한, 예기치 못한 일로 현지 수입상이 손해가 생겼을 경우 신속하게 문제를 해결하려는 노력을 보여야 하며, 이러한 책임 있는 태도는 향후 거래관계 발전을 좌우한다.

현지 업체가 특정 사양을 요구할 경우 기술상 생산 가능성 여부를 분명히 밝히고, 생산하기 어려울 경우에는 상황 설명과 함께 바로 거절하는 것이 실현 가능성이 없는 희망을 주는 것보다 거래 신용상 훨씬 바람직하다.

결제 방식과 관련해 동남아 수입 경험이 많은 대규모 수입업체들은 L/C 무역 결제에 익숙하므로 L/C 대금 지불을 요구할 때 전혀 문제가 없다. 그러나 주로 인근 유럽에서 수입하고 있거나 장거리 해외 무역을 처음 시도하는 수입업체 가운데에는 L/C나 통관절차 등 국제무역 거래방식에 익숙하지 않아 상품 인도에 앞서 상품대금을 먼저 지불해야 한다는 점을 꺼리는 수입상들이 있다. 특히 유럽에서는 전통적으로 물품 인수 후 3개월 지불이 통용되므로 동일한 대금 지불 방법을 요구할 수도 있다. 이에, 지불 방법을 제시할 때에는 충분한 설명이 필요하고 문제가 있을 경우 해결방안을 제시하는 것이 신용 면에서 중요하다.

이 밖에도, 무역거래에서는 계약서 작성이 매우 중요하므로 거래조건들을 명확하게 할 필요가 있다. 딜리버리 조건이 FOB, CIF, DDU, DDP 등 어느 것에 해당하는지 확실하게 정해두고, 만약 문제가 생겼을 경우 서로의 책임이 어느 선까지 인지 명확하게 구분 짓는 것이 좋다. 수출 가격을 제시할 때에는 환율 변동, 생산 과정에서 일어날 수 있는 원자재 가격 및 운송비 변동 등 수출가 산정에 영향을 미치는 요소들을 관찰하고, 가까운 미래의 변동을 예상한 후 가격 제시를 해야 한다. 특히 오름세의 경우에는 더욱더 조심해야 한다. 만약, 이 같은 사항들을 충분히 감안하지 않고 일단 현지 수입업자에게 제시한 가격을 기초로 L/C를 개설한 상태에서 환율 변동 또는 운송비 상승 등의 이유로 가격을 올리면, 한국 수출업자의 신용은 물론 현지 수입업자도 그의 고객에 대한 신용 상실로 판매망 약화를 초래할 수 있기 때문이다.

3) 비즈니스 거래 시 유의할 점

유럽 중심부에 위치한 국가답게 국제적이며 다양한 소비자층을 가지고 있는 벨기에는 테스트 시장의 특성을 가진다. 즉, 전 세계로부터 매우 다양한 상품이 모여들고 있기 때문에 바이어 입장에서 현지 물품 재고 부족으로 급히 신규 공급업체를 찾아야 하는 경우가 극히 드물다. 게다가 기존 공급업체에 만족하는 경우, 거래선을 유지하려 하지 굳이 신규 공급업체를 다시 찾아서 거래하지 않는다.

또한, 거래를 지속해온 기업 담당자 간의 사적인 유대감이 매우 단단하기 때문에 현지 기업에 신규 거래 제안을 목적으로 연락을 시도할 경우 거절하는 경우가 빈번하다. 신규 공급업체를 찾게 되는 경우에는 중장기적인 거래를 생각해 신중하게 행동하고 판단하기 때문에, 접촉 이후 첫 거래까지 오랜 시간이 지속될 수 있음을 유의할 필요가 있다.

따라서 바이어와 미팅을 마친 후 한국으로 돌아가서 여러번 연락을 해도 회신이 없을 경우 포기하지 말고 지속적으로 연락할 것을 권한다. 그리고 당장 거래가 성사되지 않았다고 해서 관계를 끊지 말고 신규 디자인과 모델, 신기술 제품을 개발하는 대로 제품 소개자료, 샘플 등을 보내주는 등 지속적 관계를 이어나가 향후 오더를 받아내도록 해야 한다. 첫 거래 시에는 대량거래를 기대해서는 안 되고 소량으로 점차 신용, 신뢰를 쌓아가는 것이 일반적이다.  벨기에 바이어들은 한 번 신뢰가 쌓이면 거래선을 가능한 한 바꾸지 않기 때문에, 양자 간의 관계가 무르익은 후 대규모의 거래가 이루어질 가능성이 있다.

한편, 최근 한국기업을 대상으로 사기를 부리는 현지 업체들이 증가하고 있는 바, 거래 전 반드시 해당 기업의 실존 여부를 확인해 무역 사기 피해를 받지 않도록 유의해야 할 것이다. 벨기에 경제부 사이트에서 현지 기업에 대한 기본적인 정보를 제공하고 있으니 해당 사이트를 방문해 관련 정보를 알아볼 필요가 있다.

    - 벨기에 기업 실존 여부 확인 사이트: https://kbopub.economie.fgov.be/kbopub/zoeknummerform.html?lang=en

만약, 기업 실존 여부를 확인했음에도 의심이 가는 경우에는 KOTRA 바이어 연락처 확인서비스를 이용해 무역관에 조사를 의뢰하는 방법도 고려해볼 수 있다.

공공누리 1유형

국가정보[참고정보-비즈니스 에티켓(상거래 유의사항)] 항목은 "공공누리 1유형 출처표시" 조건에 따라 이용 할 수 있습니다.

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상담 및 문화적 유의사항

1) 미팅약속

일반적으로 플란더스 지방의 사람들이 왈로니아 지방 사람들보다 시간을 더 잘 지키는 경향이 있지만, 대체로 벨기에인들은 다른 서유럽 국가와 마찬가지로 약속을 중요시하고 시간을 지키는 것을 미덕으로 여긴다. 또한, 개인 생활과 업무의 구분을 명확히 하기 때문에 약속을 잡을 때는 업무시간 내에서 잡는 것이 바람직하다. 비즈니스 약속 때에도 사전 언급 없이 전날이나 당일 약속을 요청하는 것은 실례이고, 일방적으로 약속을 잡는다 하더라도 약속이 이루어지지 않는 경우가 대부분이다. 따라서 약속은 최소 1~2주일 정도의 충분한 기간을 두고 서한이나 이메일로 먼저 요청하는 것이 바람직하며, 요청 후 바로 전화로 독촉하기보다는 2~3일 정도 기다려 회신을 받은 후 다시 연락을 취하는 것이 더욱 좋은 첫인상을 줄 수 있다. 참고로 약속시간은 10시경의 오전 중반 또는 15~16시경에 잡는 것이 좋다. 또한, 여름 휴가 기간인 7~9월 초와 크리스마스, 새해에는 공석인 경우가 매우 빈번하므로 이 기간을 피해 약속을 잡거나 담당자가 업무를 보는지 미리 파악해두는 것이 좋다.

한편, 벨기에는 인건비가 매우 높기 때문에 업무시간에 대한 효율성을 중시하고, 실적이 없을 경우 시간 낭비로 생각하는 경향이 있다. 따라서 약속의 주제에 대해 철저한 준비를 하는 것이 바람직하며, 약속시간에 늦거나 갑자기 취소가 불가피할 경우에는 사전에 그 이유를 알리고 미안함을 표명해야 상대방에 신뢰를 주어 추후 비즈니스를 원만히 이어나갈 수 있을 것이다.

2) 인사

남성과 여성의 구별 없이 악수를 교환하는 것이 비즈니스 관계의 일반적 인사방법이다.
인사할 때는 손을 가볍게 잡으며 간단한 인사말을 나누는데, 인사말을 건넬 때 상대방과 시선을 맞추며 통성명을 하면 한결 친근한 분위기를 연출할 수 있다.
더욱 친근한 사이에서는 서로 뺨을 맞추며 인사를 나누기도 하는데, 이를 비즈(Bise)라고 부른다. 비즈를 하는 방법은 왼쪽 뺨끼리 맞댄 후 입으로 가볍게 ‘쪽’ 소리를 내면 되는데, 남성들끼리는 통상적으로 비즈보다는 악수로 대신하는 경우가 많다. 악수를 하는 경우에는 손에 너무 힘을 꽉 줘도 안 되고, 그렇다고 너무 약하게 잡게 되면 자신감이 결여된 사람이라는 인상을 줄 수 있으니 적당한 힘을 주면서 몇 초간 악수를 하면 된다. 한편, 악수는 두 손으로 하지 않고 한 손으로만 하는 것이 관례이다.

또한, 인사를 나눈 후 바로 비즈니스 상담에 들어가기보다는 날씨나 상대방도 알고 있을 만한 큰 세계적인 이벤트(월드컵 등)같은 가벼운 주제로 대화를 시작하는 것이 부드러운 분위기를 조성할 수 있다. 미팅 전에 미리 명함을 비롯해 회사를 소개할 수 있는 브로슈어 등 관련 자료들을 충분히 준비해두었다가 상담을 시작할 때 바이어들에게 나누어 주는 것이 좋다. 미팅이 끝난 후에는 첫 인사와 마찬가지로 서로 악수를 교환하며 마무리한다. 헤어질 때 ‘나중에 식사 한번 같이합시다’라는 우리나라식의 인사말을 하는 경우, 벨기에 사람들은 정말로 나중에 식사해야 한다고 약속으로 인식하기 때문에 주의하도록 한다.

3) 선물

비즈니스 관계에서 선물을 주는 것이 일반적이지는 않지만, 상대에게 부담이 되지 않는 선에서 간소한 기념품 증정은 초기관계를 원활히 하는 데 긍정적인 영향을 줄 수 있다. 때때로 일부 한국 업체들은 한과 또는 인삼차와 같은 건강식품류를 선물하는 경우도 있으나, 이는 받는 사람의 기호에 따라 선호 여부가 다를 수 있으므로 한국 특유의 식품보다는 한국 전통이 가미된 기념품 또는 실용성이 있는 홍보용품을 선물하는 것을 추천한다.

현지 비즈니스 파트너의 집에 초대됐을 때에는 빈손으로 방문하는 것보다는 선물을 준비해 가는 것이 예의이다. 통상적으로 와인, 꽃(특히 여성의 경우) 등이 초대선물로 많이 이용되고 있으며, 초대한 가정에 아이들이 있다면 쿠키나 초콜릿 등을 준비해가는 것을 추천한다. 만약 현지 파트너 집들이에 초대되는 경우, 한국에서는 티슈나 세제를 집들이 선물로 주는 것이 관습이지만, 벨기에에서는 이러한 문화가 없으므로 화장지를 선물로 주는 경우 이상하게 생각할 수 있으니 초대선물과 비슷한 꽃이나 와인, 초콜릿 등을 준비해가는 것을 권한다. 한편, 선물로 꽃을 선택하는 경우에 주의해야 할 점은 벨기에에서 국화는 죽음을 상징하므로 국화는 피하는 것이 좋다.

이 밖에도, 벨기에인들은 선물을 줄 때 받는 사람이 그 자리에서 바로 열고 좋아하는 모습을 보는 것을 매우 기쁘게 여긴다. 만약 포장된 선물을 받고 열어보지 않은 채로 그냥 가져간다면 이상하게 여기며 예의가 없다고 생각할 수도 있으므로, 선물을 받게 되는 경우 바로 열어보고 선물이 마음에 들거나 좋다는 반응과 함께 인사를 건네는 것이 좋다.

4) 복장

벨기에 사람들은 비즈니스 미팅 시 남녀 모두 정장을 입는 편이다. 색상과 멋은 개인적인 취향을 존중하기 때문에 특별히 금기하는 색상은 없으나, 통상적으로 검정, 곤색, 회색 등 어두운 계열의 복장을 선호하고, 너무 화려한 색깔은 피하는 편이다. 일반적으로 벨기에인들은 외모, 복장을 상당히 중요하게 여기기 때문에 깨끗하고 말끔한 복장과 단정한 차림으로 미팅에 임하는 것이 바이어에게 좋은 인상을 줄 수 있을 것이다.

이 밖에도, 벨기에 날씨는 한국보다 변덕이 심해 아침에는 맑다가도 오후에 비바람이 부는 경우가 잦다. 이에 따라 갑작스러운 비로 인해 첫 비즈니스 미팅에 젖은 채로 나가는 것보다는, 혹시 모를 가능성에 대비해 우산과 방수기능의 외투를 준비하는 것을 권한다.

5) 식사

벨기에인들은 식도락가이고, 실제로 많은 비즈니스 대화가 식사를 나누면서 이루어진다. 사업상 대화하기 어려운 주제가 있는 경우 딱딱한 사무실에서 해결책을 찾는 것보다는 아늑한 분위기의 레스토랑에서 좋은 식사를 나눌 때 오히려 쉽게 풀어지는 경우들도 있다. 이에 따라 레스토랑 선택도 상당히 중요해지는데, 벨기에는 레스토랑 예약문화가 발달되어 있으므로 사전에 예약을 해두어야 하며, 보통 비즈니스 식사 시간은 12시 30분~14시 30분 사이에 이루어진다.

현지 레스토랑에 대해 잘 모르는 경우에는 상대방에게 어떤 레스토랑이 좋겠냐고 조언을 구하고, 예약한 경우에는 어떤 레스토랑을 갈 예정인데 괜찮은지 상대방의 의사를 미리 물어보는 것이 좋다. 또한, 벨기에인들 중에는 무슬림, 채식주의인 사람들이 생각보다 많으므로 레스토랑을 예약하기 전에 상대방의 식성을 미리 파악해 무슬림의 경우에는 돼지고기를 피하고 술을 권하지 않는 등 상대방에 대한 배려를 보여주는 것이 좋은 인상을 남겨줄 수 있겠다.

식사 중, 음식을 씹을 때 입을 벌리거나 말하는 것을 지양하며 쩝쩝 소리를 내거나 음식물이 튀지 않도록 조심해야 한다. 특히 면을 먹게 되는 경우, 벨기에에서는 후루룩 소리를 내며 먹는 것에 대해 예의가 없다고 여겨지므로 비즈니스 파트너와 면을 먹게 되는 경우에는 이점에 유의하는 것이 좋다. 또한, 술을 따를 때 두 손으로 따르는 한국과는 달리 한 손으로만 따르며, 술잔을 받을 때 역시 한 손으로 받는다. 또한, 건배할 때는 상대의 눈을 바라보면서 하는 것이 관례이다. 음식을 가능한 한 남기지 않는 것이 좋으며, 현지 음식을 먹으며 느끼하다고 한국에서 가져온 휴대용 김치를 꺼내는 행동은 피하는 것이 좋다.

식사 후, 상대방이 다 먹지 않았는데 일어날 채비를 하거나 일어나는 것은 기본 에티켓에 벗어나는 행동이므로 주의해야 한다. 또한, 코를 훌쩍거리는 것을 더럽고 불쾌하게 여기므로 코가 나올 때에는 고개를 돌려 살짝 푸는 편이 좋다.

6) 언어

벨기에는 프랑스어를 사용하는 왈로니아 공동체, 네덜란드어를 사용하는 플란더스 공동체 그리고 독일어권 공동체와 같이 총 세 개의 언어 공동체가 존재한다.
왈로니아(프랑스어)는 벨기에 전체 인구의 40%를, 플란더스(네덜란드어)는 59%, 독일어권 공동체는 1%의 비중을 차지하고 있으며, 벨기에의 수도 브뤼셀은 프랑스어와 네덜란드를 공식 언어로 사용하고 있다. 통상적으로 외국 업체와의 약속은 영어로 진행되고 있지만, 약속을 잡기 전에 담당자가 어떤 언어를 사용하는지 또 영어 사용이 가능한지 알아보는 것이 좋다. 만약 영어 진행이 힘들다고 하는 경우 통역원을 통해 미팅을 진행할 수 있기 때문이다.

7) 근무/영업시간

벨기에는 주 5일 근무제로 근무 시간은 주당 38시간이며 토, 일요일은 휴무이다. 법정 최대 근무 시간은 산업 분야별로 다소 차이가 있으나 일반 산업인 경우 40시간으로 정해져 있다. 근무 시작시간은 직장에 따라, 직업에 따라 차이가 나지만 일반 사무직의 경우 통상 7~9시 사이에 시작된다. 또한, 언어권에 따라서도 조금씩 차이가 나는데 네덜란드어 권의 직장인들의 경우 프랑스어 권 직장인들보다 좀 더 일찍 출근하며(통상 7~8시), 점심시간도 30분 정도만 사용하고 일찍 퇴근하는 것을 선호하는 반면, 느긋하게 여유를 즐기는 프랑스어 권 직장인들은 9시경에 출근을 시작하고, 평균 1시간 반 가량의 점심시간을 사용하는 대신 퇴근은 그만큼 늦게 하는 편이다.

상점들의 영업 시간은 법으로 규정되어 있고, 일반 상점은 월요일부터 토요일까지 9~19시, 슈퍼마켓은 월요일부터 토요일까지 8시 30분~20시이며 금요일에는 21시까지 영업하는 곳도 있다. 구청과 같은 지역 행정 기관의 근무 시간은 통상 평일 8시~15시 반(점심시간 12~1시)까지 이나, 목요일은 예외적으로 19시까지 서비스를 제공하는 구청도 있다. 우체국은 평일 9~18시까지 근무하며 토요일은 9~12시 반까지 오전 근무를 하는 지점도 있다. 국경일(휴일)에는 거의 모든 상점이 영업하지 않기 때문에 특히 국경일이 낀 연휴 때에는 사전에 필요한 물품을 구입해야 한다. 일요일에는 빵집, 꽃가게, ‘night shop’(저녁부터 새벽까지 운영하는 가게)과 같은 일부 상점이 문을 열며, 요즘에는 벨기에 대형 슈퍼마켓 체인 Delhaize와 Carrefour 역시 일부 지점이 일요일에 영업을 하기도 한다.

8) 시차

우리나라와의 시차는 KST-8 시간으로 한국이 자정일 때 벨기에는 16시이다. 서머타임제(3월 마지막 일요일 새벽 2시에 3시로 변경)를 실시할 동안에는 한국과의 시차가 7시간으로 평소보다 1시간 짧아져 한국이 자정일 때 벨기에는 17시가 된다. 서머타임이 해제되면(서머타임 해제일은 10월 마지막 주 일요일로, 새벽 3시에 2시로 변경됨) 시차는 다시 8시간으로 정상화된다.

공공누리 1유형

국가정보[참고정보-비즈니스 에티켓(상담 유의사항)] 항목은 "공공누리 1유형 출처표시" 조건에 따라 이용 할 수 있습니다.

최종수정 : 2019-10-10 19:28:30