강모희 일본대표 겸 CMO, 아이티앤베이직

3. 창업 애로사항 및 해결 방안

 

일본에서 회사를 설립하고 사업을 진행하는 데는 많은 난관과 불합리가 존재합니다. 특히, 현지 분위기나 환경에 익숙하지 않은 초창기에는 이러한 요소들 때문에 시간과 비용을 소모하고 정상적인 업무 진행이 지연되는 경우가 많습니다. 본 장에서는 사례와 함께 해결 방안을 제시하여 일본 사업을 계획하고 있는 분들께 도움을 드리고자 합니다 .

ㅇ 행정 지옥, 무한 반복의 함정

일본 관용구 중에 ‘ 堂々巡り(도도메구리, どうどうめぐり)’라는 말이 있습니다. 원래는 신도나 승려가 기원을 하면서, 신사 또는 절의 둘레를 끊임없이 도는 의식을 가리키는 말인데, 여기서 비롯되어 같은 일을 계속하여 되풀이하고 다시 처음으로 돌아가는 것을 의미합니다. 법인 설립과 부동산 계약, 비자 신청 등, 다양한 상황에서 이런 경험을 하게 됩니다.

법인 설립을 예로 들면, ① 법인 등기를 위해서는 사무실 계약서가 필요 ② 사무실 계약을 위해서는 대표자(일본 법인)의 비자가 필요 ③ 비자를 신청하기 위해서는 법인 등기가 필요 ④ ①로 돌아감

개인 입장에서 본인이 거주할 집을 구할 때는 ① 부동산 계약을 위해서는 일본 내 연락처(휴대폰)가 필요(한국 휴대폰 로밍은 불가)  ② 휴대폰 개통을 위해서는 은행 계좌가 필요 ③ 은행 계좌 개설을 위해서는 집 주소가 필요 ④ ①로 돌아감

순환논리의 오류와 상통하는데, 막상 겪게 되면 정신이 아늑해지고 혼란스러워지기 마련이며, 그 과정에서 허비되는 시간 또한 아깝게 느껴집니다. 하지만 제도란 허점이 있고 절차에도 빈틈이 있듯이 순환의 사슬을 끊는 방법 또한 존재하며, 하나만 해결하게 되면 나머지는 저절로 풀리게 됩니다. 아래 몇 가지 방법을 제시하도록 하겠습니다.

사무실 계약의 경우  위워크(WeWork), 31Ventures, Docks 등 최근 많이 생기고 있는 쉐어 오피스나 코웍 스페이스는 비교적 임대 계약 절차가 간소하며 기본적인 환경이 갖추어져 있기 때문에 설립 초기에는 이를 활용하여 법인 등기를 진행하고, 매출이 발생한 이후 독립 사무실로 이전하는 것도 방법이 될 수 있습니다. 다소 비용은 높은 편이지만, 대체로 도심 접근성이 좋고 설비와 회의실 등을 갖추고 있어서 편리합니다. 또, 대표자 비자 신청이 어렵다면 상대적으로 취득이 쉬운 기업 내 전근 비자를 발급받은 이후 경영 관리 비자로 전환하거나, 일본인 대표자를 취임하도록 하고 이후 보임할 수도 있습니다. 휴대폰 계약에 있어서도, 개통 심사가 엄격한 메이저 3사(NTT Docomo, au, Softbank)보다 심사에 융통성이 있는 MVNO(Y!Mobile, UQ mobile, 라쿠텐 등)을 통해 개통하면 됩니다.

 WeWork 시부야(Iceberg)

 

자료원: https://www.wework.com/ja-JP/buildings/iceberg--tokyo

상기 예시 이외에도 행정과 절차의 나라답게 많은 난관에 봉착하게 되겠지만, 반드시 예외사항은 존재하기 마련이므로 다소 짜증은 나더라도 당황하지 말고 냉정하게 대처하시기 바랍니다.

ㅇ 초기 시장 진입을 위한 조언

국내에서 다년간의 업력을 보유하고 인지도가 높은 유망 기업이라도 일본에서는 무명 기업이며, 국내외의 고객과 사례를 다수 확보하고 있더라도 일본의 사례가 없다면 인정받지 못한다는 것을 염두에 두어야 합니다. 따라서 법인 설립 초기 활동에서 가장 중요한 것은 세 가지입니다.

 

먼저, 회사 및 제품 (서비스)의 공적인 인지도를 높이는 것입니다. 일본에서 잠재 고객이나 거래처와 처음 미팅을 하게 되면, 그들은 야후와 구글의 인터넷 검색을 통해 우리 회사의 홈페이지를 보고, 관련 보도 자료를 열람하여 회사의 신뢰도를 평가합니다. 만약 일본어 홈페이지가 없거나, 일본어가 이상하다면 회사에 대한 평가가 떨어지며, 반대로 일본어 홈페이지가 제대로 구성되어 있고 일본의 온라인 매체에서 관련 보도 자료가 노출되어 있으면 그만큼 신뢰도가 올라갑니다. 구체적인 방법을 조언드리자면, 보도 자료 송출 전문 서비스를 이용하여 정기/수시로 보도 자료를 작성하는 것입니다. 예를 들어, PRTIMES와 DreamNews 등의 서비스는 1만~3만 엔 내외의 비용으로 보도 자료의 배포가 가능하며, 연계된 다양한 매체에서 기사로 올려줄 경우 포털 검색으로 노출되기 때문에 공신력을 확보할 수 있습니다. 그리고 ‘정확한’ 일본어로 홈페이지와 브로슈어, 팸플릿 등을 만드는 것도 매우 중요합니다. 종종 전문 번역가가 아닌 유학생이나 일본 체재 경험이 있는 한국인을 통해 번역하는데, 일본인이 보기엔 어색하거나 의미를 알 수 없는 표현으로 인식되는 경우가 많습니다. 따라서 가급적이면 1차 번역을 유학생이나 내부 인력에게 맡기더라도 최종적으로는 일본인이나 전문 번역가에게 감수를 받아 주시기 바랍니다.

PRTIMES 메인 화면

자료원 : https://prtimes.jp/

두 번째는 현지의 파트너를 발굴하는 것입니다. 일본 생활을 오래 한 분들은 흔히 ‘일본인과는 일정 이상 친해지기 어렵다’거나 ‘관계에 있어서 알 수 없는 벽을 느낀다’는 말을 합니다. 일본인은 표면적으로는 매우 친절하고 부드러우며, 우호적으로 외국인을 대하지만, 기저에는 자국민과 자국 기업을 보다 선호하는 경향이 있습니다. 그래서 외국 기업이 단독으로 일본에서 사업을 하고 성공하는 것은 한계가 있으며, 일본 내의 파트너를 발굴하여 협업하는 형태로 진행하는 케이스가 많습니다. 특히, 영업망과 고객 파이프라인을 보유한 유력 업체와의 파트너십은 초기 연착륙에 큰 힘이 됩니다. 최근에는 일본의 대기업인 KDDI(무겐라보), Fujitsu(엑셀러레이터 프로그램), Softbank(이노베이션 프로그램), IBM(블루허브) 등에서 운영하는 엑셀러레이터를 통해 한국의 유망 스타트업을 발굴하는 사업을 진행하고 있으므로 여기에 신청하여 선정되면 그들의 영업망을 활용해 거래처나 파트너를 소개해 주며 지속적으로 관리를 받을 수 있습니다. 엑셀러레이터 프로그램은 업종, 분야별로 약 50개 이상 있으며, 자사의 특징이나 향후 전략 등에 부합하는 것을 선택하여 신청하면 됩니다.

KDDI 무겐라보 홈페이지

 

자료원: https://www.kddi.com/ventures/mugenlabo/

그리고 마지막으로 일본의 사례를 확보하는 것이 중요합니다. 앞서 말씀드린 것처럼 해외의 사례는 일본에서 통용되지 않지만, 반대로 일본 국내의 고객, 활용 사례 등이 있다면 무엇보다 큰 신뢰도의 척도가 될 수 있습니다. 일본에서 요구되는 제품 및 서비스의 질적 수준은 매우 높고, 고객은 조금의 결함이나 오류에도 전체적인 품질이 나쁘다고 인식하기 때문에 이에 부응하기 위해서는 많은 노력과 리소스가 필요합니다. 하지만 한 번 받아들여지고 활용하기 시작하면 다른 고객을 유치하고 획득하기가 훨씬 수월하고, 계약을 체결한 거래처는 장기간 이를 유지하며 신뢰하게 됩니다. 이에 부합하는 전략으로 무상 제공 및 데모 체험, 프로모션 등을 통해 고객에게 무료 또는 저가로 제품 및 서비스를 공급하는 것은 매우 효과적이며, 그 대신 피드백을 받아 일본향으로 로컬라이즈를 한다거나, 도입 사례로서 타사 제안 및 마케팅 용도로 활용한다면 중장기적으로 비용을 상쇄할 수 있을 정도의 매출 효과가 발생하게 됩니다. 저희 또한 타깃 업종별 고객과 MOU를 체결하여 무상 제공을 진행하고 있으며, 홍보 및 마케팅에 큰 도움이 되고 있습니다.

상기 세 가지, 즉 인지도를 높임과 동시에 파트너와 사례를 확보하기 위한 방법 중 하나로, 일본 내 대형 전시회에서 자사의 부스를 운영하는 것을 들 수 있습니다. 평소에 접하기 힘든 타깃 고객과 직접 만날 수 있으며, 부스 참가 자체가 자사의 신뢰도를 높이는 증거 자료로 활용되기 때문에 다소 비용이 들더라도 참가를 권장합니다. 중소벤처기업부와 정보통신산업진흥원(NIPA), 지자체 등에서 해외 전시회 참가를 지원하는 사업을 진행하고 있으므로 관련 부처에 상담 및 신청하면 비용을 절약할 수 있습니다. 일례로, Japan IT Week의 경우, 약 800개의 기업 부스가 전시되며, 3일간 약 9만 명이 방문하는 등 일본 최대의 IT 전시회입니다. 저희는 Japan IT week와 EDIX (교육 IT 솔루션 전시회)에 부스 참가를 통해 고객 및 파트너사를 발굴할 수 있었으며, MOU 체결 및 시범 도입, 판매대리점(리셀러) 계약까지 진행한 바 있습니다.

교육 IT솔루션 전시회(EDIX) 당사 부스

자료원: 직접 촬영

ㅇ 일본 비즈니스 매너 강좌

   

일본은 종합상사라는 특수한 업종을 탄생, 발전시킨 나라이며, ‘영업은 직장 생활의 꽃’이라고 할 정도로 비즈니스에 있어서 인간 관계와 예절의 중요성을 강조합니다. 비즈니스 매너에 대한 관련 서적은 항상 직장인의 필수 독서 목록에 포함되며, 비즈니스 매너 검정이라는 자격시험도 있습니다. 내용을 보면, 명함 교환, 대화 방법, 문서 작성, 회의 운영, 사무기기 및 용품 사용법 등 매우 다양하며, 엘리베이터를 탈 때 상사와 자신(평사원)의 위치까지도 세세하게 지정되어 있습니다. 물론 이런 모든 것을 다 지켜야 하고 감시 받는 것은 아니지만, 그만큼 비즈니스 매너는 중요하다는 것의 방증이기도 합니다.

개방적이고 캐주얼한 서양인의 경우 일본의 비즈니스 매너에 익숙해지기는 매우 어려우나, 우리나라에서도 비즈니스 매너는 중시되기 때문에 조금만 주의하면 크게 실례가 되는 일은 없습니다.

아래 몇 가지 한국인이 범하기 쉬운 실수를 예를 들도록 하겠습니다.

① 압존법의 사용

우리는 흔히 거래처와 전화 통화를 할 때, ‘김과장님 자리 비우셨는데요’, ‘저희 강사장님도 참석하실 예정입니다’라는 식으로, 자사의 상사에 대해서도 높임말을 사용합니다. 하지만 일본에서는 기본적으로 자사의 인원은 전부 상대방 회사보다 낮은 위치가 됩니다. 따라서, ‘김은 부재 중입니다’, ‘강도 참석 예정입니다’라고 말해야 합니다. 항상 상대방을 높여야 한다는 것을 염두에 둔다면, 처음에는 어색하더라도 차차 익숙해지게 될 것입니다.

② 자리의 배치(상석)

일본의 비즈니스 Scene에서는 회의, 회식, 엘리베이터 등 어떤 장소에든 ‘상석’이라는 것이 존재하며, 상대방을 상석에 앉도록 해야 합니다. 거래처와 함께 하는 자리일 경우 기본적으로 입구에서 먼 곳을 상석이라 하여 거래처에 배정하여야 하며, 거래처의 상사가 가장 먼 곳, 부하 직원이 그 다음으로 먼 곳에 자리하게 합니다.

③ 빠른 대응(당일!)

전 세계 어디서나 마찬가지이지만, 미팅 이후 가급적 당일에 메일이나 연락을 통해 미팅 내용을 정리하고 다음 action을 정하여 피드백을 받도록 해야 합니다. 그리고 만약 회의나 연락을 통해 이슈나 과제가 도출되었을 경우 해당 사항에 대한 해결 방법이나 소요 기간, 방침 등을 최대한 빨리 전달할 필요가 있습니다. 과일이나 초밥의 신선도와 마찬가지로 상대의 관심 또한 시간의 경과와 함께 급격히 줄어들며, 빠른 대응과 적극적인 태도는 상대방에 대한 존중과 자사의 성의와도 직결됩니다.

④ 약속 엄수

미팅 시간, 납기일, 마감 등, 결정이 된 사항에 대해서는 반드시 지켜야 하며, 상호 합의된 사유 없이 어길 경우 신뢰도에 상당한 타격을 입게 됩니다. 특히, 미팅 시간 관련하여, 우리는 교통 상황이나 기타 이유로 5~10분 정도 늦는 것에 대해 대수롭지 않게 생각하는 경우가 많은데, 일본에서는 남에게 피해를 주는 행위를 가장 금기시하며, 본인이 늦음으로 인해 상대방의 귀중한 시간을 허비하게 만들었다는 것은 가장 큰 민폐 중에 하나입니다. 가급적이면 충분히 여유를 갖고 출발하여 최소 10분 전에는 미팅 장소에 도착하도록 합니다.

또한, 상기 빠른 대응도 중요하지만, 서둘러 답변을 하느라 지키지 못할 약속 (납품, 계약 등)을 하면 나중에 더 큰 문제가 될 수 있으므로, 민감한 사안에 대해서는 ‘○월○일까지 회신을 드리겠습니다’라는 형태로 메일을 보내는 것이 좋습니다.

⑤ 비즈니스의 시작은 명함 교환에서부터

한국에서는 콜드 콜이나 DM을 통해 영업 대상과 접촉하거나 연락을 취하는 방식이 매우 보편적이며 크게 실례라고 생각하지 않으나, 일본에서는 일면식 없는 대상에게 전화를 하거나 메일을 보내는 것은 매우 결례가 되는 일입니다. 반드시 누군가의 소개를 받아서 만남이 이루어져야 하며, 주선자 또한 함부로 아무나 소개해주지 않습니다. 만약 소개를 해주었는데 어느 한 쪽이 실례를 범하거나 미스를 하게 되면 주선자의 체면과 위신이 떨어지기 때문입니다.

 

일본의 모든 비즈니스는 공통의 지인의 소개를 통해 상대방과 1:1 로 명함을 교환하는 것에서부터 시작되며, 명함을 교환한다는 것은 앞으로 연락을 해도 된다는 허락, 통행증을 받았다는 의미입니다. 하지만 소개를 받기 위해서는 주선자와 장기간의 신뢰 관계를 구축할 필요가 있고, 일단은 주선자를 알아야 한다는 전제가 필요합니다. 일본인들 사이에서도 소개를 받기가 어려운데 하물며 한국의 스타트업이 그런 관계를 이미 갖고 있다거나 단기간에 만든다는 것은 불가능에 가까운 일입니다. 그래서 일본에서 발달한 문화 중 하나가, 상담회(商談会), 견본시(見本市), 박람회 입니다. 합법적으로 모르는 사람과 명함을 주고 받을 수 있는 자리로서, 부스를 방문한다는 것은 명함 교환의 의사가 있다는 뜻으로 풀이되기 때문입니다.

 KOTRA 일본 비즈니스 에티켓

 

자료원 : KOTRA 해외시장뉴스 홈페이지(http://news.kotra.or.kr)

위에서는 대표적인 사례만 다섯 가지 정도 열거하였지만, 이외에도 일본의 비즈니스 매너와 관련하여, KOTRA의 관련 자료를 참고하고 숙지하신다면, 실례를 범하지 않고 상대방의 호감을 살 수 있을 것입니다.

 ㅇ 프레젠테이션 가이드

일본 시장에 진출을 계획, 진행하고 있다면, 현지 업체와의 미팅이나 데모데이 등에서의 발표를 통해 회사 또는 제품에 대한 소개와 설명을 하게 되는데, 이에 대해 조언을 드리고자 합니다.

KOTRA 주최 '74회 IT Cafe'에서의 발표

자료원 : 직접 촬영

첫째로, 기본적으로 과거-현재-미래에 대한 내용이 들어가고 이것은 정확한 숫자와 데이터에 근거하여 자료를 구성해야 합니다. 과거라는 것은 창업 배경이나 대표이사의 프로필, 매출 실적, 주요 고객 등이며, 현재란 팀 구성, 비즈니스 모델, 가격 정책 (요금제), 제품 안내, 그리고 미래란 일본 진출 이유, 향후 계획 및 전망 등이 됩니다. 이러한 모든 내용은 사실에 입각하여야 하며, 반드시 뒷받침 되는 자료를 별첨으로 마련해두고 질의응답에 대비하도록 합니다. ‘돈 얘기’를 거북하게 여기고 잘 안 하려하는 우리나라와 달리, 일본인은 가격이 얼마인지, 일본에서는 어느 정도에 판매할 것인지, 매출 근거는 어떻게 산출된 것인지, 매우 구체적으로 물어보는 편이며 궁금해합니다. 그리고 ‘세계 최초’, ‘아시아 No.1’, ‘업계 1위’ 등과 같은 최상급 표현을 사용할 경우, 권위 있는 기관 또는 단체의 통계 등의 객관적 자료를 함께 제시하여 이를 입증해야 합니다.

둘째, 발표의 목적에 대해 명확히 해야 합니다. 통상적으로 우리는 회사나 제품에 대한 소개를 하고 향후 비젼에 대해 이야기 하는 식으로 발표를 구성하는 편인데, 그럴 경우 일본에서는 ‘이 회사는 여기 뭐하러 왔나’, ‘우리와는 관련이 없는 것 같아’ 라는 반응을 보이게 됩니다. 따라서 서두 또는 말미에 목적을 전달할 필요가 있습니다. 예를 들어, 판매대리점을 찾는다거나, VC 연결을 바란다거나, 직접 고객을 유치하고 싶다거나, 가급적 구체적인 목적에 대해 언급하신다면 그 대상이 되는 업체나 담당자는 발표를 더 귀담아 듣게 되며, 이후 질문을 하거나, 명함을 교환할 기회를 갖게 됩니다.

셋째로, 시장 진입 조건에서도 이미 언급하였지만, 일본 사례와 도입 고객에 대한 내용이 들어가야 합니다. 단순히 이름이나 업체명만 열거하는 것이 아니라, 실제 진행 과정과 현재 상황, 계약 조건 등, 구체적으로 설명할수록 더욱 효과적입니다. 계약이나 파트너십 체결이 완료되었다면 해당 보도 자료나 사진을 제시하는 것도 신뢰도를 높일 수 있는 방법입니다. 만약 아직 협의 중인 단계라고 한다면, 주고 받은 메일의 스크린샷을 보여줄 수도 있습니다. 단, 해당 고객이나 파트너로부터 내용을 오픈해도 된다는 허락을 미리 받는 것이 좋으며, 양해를 구하지 않았다면 업체명을 알 수 있는 정보를 가리고 공개 가능한 범위 내에서 제시하도록 합니다.

 

마지막으로, 정확한 일본어 구사 능력입니다. 우리나라에서는 외국인이 어설프게 한국어를 사용해도 관대하게 이해하는 편이지만, 일본의 비즈니스 환경에서는 ‘비즈니스 일본어’를 제대로 구사하지 못하고 일상 언어를 사용한다거나 애매한 발음으로 의사 전달이 제대로 안 될 경우, 회사나 제품에 대한 불신으로 이어지게 됩니다. 일본에서 거주 또는 생활 경험이 있어서 일상 수준의 일본어가 가능한 분이 발표를 하는 경우가 왕왕 있는데, 일상 언어로 진행을 해서 청중석의 일본인들이 인상을 찌푸리는 것을 목격한 바, 만약 내부에 비즈니스 수준의 일본어가 가능한 인력이 없다면 통역을 구하거나 일본인에게 발표를 대신하도록 하는 것이 좋습니다.

4. 마치며

비록 다년간 일본 사업을 담당하고 현지 법인을 설립하여 운영했다고는 하나, 저 자신 또한 일본 비즈니스의 전문가로 자처하기는 아직 일천한 부분이 많습니다. 한국 기업의 일본 법인장이나 주재원, 파견 등으로 십수 년을 근무하고 현지 경험 노하우를 쌓은 분들이 부지기수이며 이들 선배님으로부터 배우는 바가 훨씬 많습니다. 일례로 KOTRA나 전경련에서 전문위원, 자문위원으로 활동 중인 분들이 그러하며, 저 또한 위원님들에게서 많은 도움을 받고 있습니다. 실제 설립 이후의 전략 수립, 영업 방침, 조직 관리 등은 이분들의 조언을 받으시길 권해드립니다.

다만, 가장 최근에 창업 및 현지 법인 설립을 진행하고 경험하였으며, 고생을 많이 했다는 장점(?)이 있어서, 지금 시점에서의 일본 시장 진출에 대한 이야기를 사실적으로, 생동감 있게 전달했다고 생각합니다. 부족한 저의 글을 끈기 있게 읽어주신 점 감사드리며, 모쪼록 일본 사업의 진행에 조금이나마 보탬이 되길 기원합니다. 아울러 관련 질문이나 궁금한 점은 제 메일 (mh.kang@itnbasic.com)으로 보내주시면 성의껏 답변해드리도록 하겠습니다.

※ 이 원고는 외부 전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식 의견이 아님을 알려드립니다.