성공적 전시회: 문을 여는 열쇠

남미라 AMPAC Inc. 대표

누군가 효과적인 마케팅 수단에는 어떠한 것들이 있는지 서슴없이 얘기해 보라고 한다면, 많은 이들이 앞다퉈 각기 다른 의견들을 내놓겠지만, 필자는 자신 있게 ‘전시회’를 꼽을 것이다. 북미 시장 진출을 위해 이제 막 걸음마를 때려는 국내 업체에 도움이 될만한 내용들을 중심으로 성공적인 전시회를 치르기 위해 전시회의 선택과 준비가 얼마나 중요한지에 대해 기술해 보고자 한다.

단시간 내에 수많은 잠재 고객사들에게 자사의 제품 및 서비스를 효과적으로 홍보하는 데에 전시회만한 마케팅 수단도 많지 않을 것이다. 아직 마켓에 나와 있지 않은 신기술을 뽐낼 수 있는 절호의 기회이기도 하다. 또, 전시회를 통해 다른 전시업체들과 중요한 네트워킹이 이루어질 수도 있고, 현 마켓의 트렌드도 익힐 수 있을 것이다.

자동차 산업의 메카인 디트로이트 지역에서 활동하는 필자나 동 산업에 몸담고 있는 분들이 보기에 GM, Ford 등의 완성차 업체들 및 글로벌 1차 벤더 업체들이 한국 업체들로부터 자동차 부품을 공급받는 경우를 흔치 않게 볼 수 있는 탓에 자칫하다 이젠 미국 시장에 국내 업체들의 제품이 정말 많이 알려져 있다며 강한 자부심을 갖기 쉬운데 디트로이트 지역에도 아직 한국 제품에 대한 인식이 부족하고, 해외 아웃소싱 경험이 전무한 업체들이 허다하다. 디트로이트 지역이 이 정도인데, 대부분 국내에서 제품을 조달 받고 있는 비교적 글로벌화가 덜된 타 지역 업체들에 있어 전시회는 해외 업체에 눈을 돌릴 수 있게 만드는 획기적 기회가 될 수 있다.   

필자는 그 동안 국내업체들이 철저한 사전 준비 없이 전시회에 참가했다가 아무런 성과 없이 빈손으로 돌아가는 경우를 너무도 많이 보았다. 전시회 참가 자체가 중요한 것이 아니라, 전시회를 어떻게 준비해 어떻게 치렀느냐에 따라 너무도 다른 결과를 가져올 수 있다는 사실을 깨닫는 순간 전시회에 임하는 자세가 180도 달라질 수 있으리라 확신한다.

그럼, 지금부터 너무 간단한 것 같으면서도 간과하기 쉬운 전시회 관련 내용들을 한번 살펴보도록 하자. 전시회 선택의 중요성에 대해서는 여러 번 강조해도 절대 지나침이 없을 것이다. 전시회 부스 및 장치 비용, 집기류 렌트비용, 전시 샘플 운송비 등 전시회에 필요한 기본 비용에서부터 항공, 호텔, 차량 임차 비용 등 적지 않은 비용이 드는 전시회를 보통 충분한 사전 조사 없이 코트라, 중소기업청, 테크노파크, 진흥회들로부터 전시회 한국관 모집 공문을 받아보고 적당히 신청하는 경우가 허다하다.

물론, 이 기관들이 각종 유용한 정보들을 제공해주고, 많은 지원을 해주는 고마운 기관들이기에 이들에 많은 의존을 하게 될 수 있지만, 이 기관들에서 특정업체에 맞는 맞춤형 전시회 정보를 제공해 주는 것은 너무도 힘든 일이고, 보통 다수 업체들이 참가할 수 있는 대표 전시회 위주로 참가희망 국내 업체들을 모집하기 때문에 동 기관들에서 추천해 주는 전시회만을 지향해서는 안될 것이다. 전시회 선택에 있어서 동 기관들에 무조건적으로 의존하기보다는 더 적극적으로 자사에 가장 잘 맞는 전시회를 주체적으로 물색해 나가는 자세가 필요한 것이다.

SAE Word Congress 같은 자동차 부품OEM 전시회에 참가하는 것이 효과적인 업체가 한국관 모집 공문을 보고 세부적인 자체 검토 없이 SEMA나 APPEX 등의 애프터마켓 부품 전시회에 참가한 후 자사 제품의 성격과 맞지 않다고 실망하는 경우도 허다하다. 그만큼 자사가 참가할 전시회 성격에 대해 면밀한 검토가 이루어지지 않고 있는 것이다. 국내에는 많이 알려져 있지 않지만 북미에서 평가가 좋은 전시회들도 정말 많다.

전시회 참가 경비에 부담을 느낄 수밖에 없는 국내 중소업체에 있어서 각 기관으로부터의 참가비용 지원은 전시회 결정에 큰 힘을 보태기도 한다. 많은 업체들이 이렇게 한국관을 구성해 나오는 해외 전시회들에 한해 경비 지원을 받을 수 있을 거라 오해하기도 하는데, 이는 사실과 다르다. 자발적으로 자사의 성격에 정말 맞는 전시회를 신중히 선택한 후 별도로 중소기업청의 지원을 받는 국내 업체들의 경우를 아주 쉽게 볼 수 있다.

각 기관의 정보들을 유용하게 활용하면서 자사에 가장 맞는 전시회를 적극적으로 찾는 것이 성공적인 전시회를 위한 첫 단추를 올바르게 끼우는 방법인 듯하다. 면밀히 검토해 보지 않고 익숙한 도시에서 개최되는 전시회에 더 많은 관심을 갖는 경향도 있다. 특히, 처음으로 전시회에 참가하는 업체들의 경우, 로스앤젤레스, 뉴욕, 시카고 등의 대도시에서 개최되는 전시회에 더 큰 점수를 주는 경우가 있는데, 이를 주의해야겠다. 대부분 대도시에서 개최되는 전시회가 중/소도시에게 개최되는 전시회에 비해 규모가 큰 건 사실이다. 그러나, 규모가 크다고 해서 더 나은 전시회가 되는 것은 결코 아니다. 여기서 무엇보다 중요한 것은 자사에 맞는 고객사들이 많이 방문할 수 있도록 자사에 적합한 전시회를 선택해야 하는 것이다.

또, 동일한 이름을 지닌 전시회일지라도 개최 도시에 따라 주요 참관 바이어 유형이 달라질 수 있기 때문에 이를 유의해야 한다. 예를 들어, 올 10월 시카고에서 개최되었던 ‘PLASTEC Midwest 2014’의 경우, 의료산업에 있는 바이어, 엔지니어들을 다수 접할 수 있는 기회를 갖게 됐고. 올 상반기에 개최됐던 PLASTEC West의 경우, 음식 및 음료 용기 등 식품산업을 비롯한 다양한 산업에 있는 바이어, 엔지니어들을 다수 접할 수 있었다.

그럼, 전시회 참가 계획은 언제부터 수립하는 것이 좋을까? PLASTEC(PLASTEC West, PLASTEC East, PLASTEC South, PLASTEC TEXAS, PLASTEC New England PLASTEC Philadelphia) 처럼 개최장소를 달리해1년에 여러 차례 개최하는 전시회가 있는가 하면, SAE Congress, APPEX, SEMA처럼 매년 비슷한 시기에 1회 개최되는 전시회, NPE처럼 3년에 한 번 개최되는 전시회도 있기 때문에 훌륭한 전시회를 놓치지 싫다면 일정에 맞게 장기적으로 계획을 세우는 것이 바람직할 듯하다.

관심 전시회를 찾았다면, 최종적으로 결정하기 전에 동 전시회의 과거 성과 등 관련 정보를 검토해 보는 것도 중요하다. 자사가 위치해 있는 각 기관에 기간별로 전시회 관련 어떠한 지원이 있는지 꼼꼼하게 체크해봄으로써 회사 경비를 줄일 수도 있음을 잊지 말자.

신중한 검토를 거쳐 참가 전시회를 선정했다면 전시회 준비에 최선을 다해야 한다. 전시회 참가 자체가 중요한 것이 아니라, 전시회를 어떻게 준비했냐에 따라 성과에 막대한 영향을 미치기 때문이다.

전시회 참가 시, 고객사들에게 전달하고 싶은 메시지를 인상 깊게 남길 수 있도록 전시효과, 브로셔, 프리젠테이션 자료, 전시 샘플들을 철저히 준비해야 한다. 특히, 전시 샘플의 경우, 비슷한 종류의 제품을 여럿 준비하는 것보다 다양한 제품들을 제품별로 한 두 개씩 준비하는 것이 훨씬 효과적인 듯하다. 순식간에 지나가는 바이어들의 시선을 붙잡을 수 있도록 디스플레이도 많은 신경을 쓰자.

전시회가 신기술을 선보이기도 하는 자리이기 때문에 현재 마켓에 나와있지 않은 자사만의 특정 기술을 전시회를 통해 널리 알리고 싶다면 반드시 특허 등록이 선행되어야 한다. 특허 준비만 해 놓은 채 등록완료를 하지 않고 전시회에 참가했다 다른 경쟁업체에서 먼저 손을 쓰는 바람에 낭패를 보는 경우도 몇 보았다. 오랜 시간 동안 공들여왔던 개발기술이 한 순간 본인의 손을 뜨게 되는 안타까운 순간이 아닐 수 없다.

한국 업체들이 쉽게 간과하는 것 중 하나가 전시회 각 건에 대한 일정 엄수이다. 부스신청, 디렉토리용 회사 소개 내용 제출 등에 각각 신청/등록 마감일이 있는데, 디렉토리용 회사 소개 내용 제출기간을 지키지 않아 전시회 책자 및 온라인에 회사 소개 내용을 싣지 못하는 경우가 종종 있다. 많은 시간을 할애할 수 없는 참관 바이어들이 디렉토리 내용 보고 특정 부스를 방문한다든지, 전시회 이후 제품 구매를 위해 견적을 요청할 때 디렉토리를 활용할 수도 있다는 사실을 떠올려 본다면 이게 얼마나 큰 손실을 가져올 수 있을지 직접적으로 와 닿을 것이다. 전시회 참가 전에 전시회 잡지 또는 Mobile 광고를 통해 사전에 회사의 제품 및 기술을 홍보할 수도 있다.

테이블, 의자 등의 각종 집기들의 경우, 특정 기간 내에 신청을 하면 많은 디스카운트를 받을 수 있기 때문에 날짜를 잘 기억했다 미리 신청하면 전시회 비용을 절감할 수 있을 것이다.

또, 부스신청의 경우, 신청을 빨리 할수록 희망하는 위치를 확보할 수 있기 때문에 신청 마감일까지 기다리지 말고, 가능하면 빠른 시일 내에 신청하는 것이 좋을 듯하다. 부스 위치 신청 시, 주위에 어떤 업체들이 위치해 있는지 전체적인 부스 배치도를 살펴보는 것도 중요하다.

아무리, 다른 준비를 철저히 했더라도 관련 고객사들의 부스 방문이 이루어지지 않으면 아무런 소용이 없을 것이다. 대부분의 전시회에서는 각 참가업체들에 많은 경우 수십 장의 초청용 Admission Ticket이 주어지기 때문에 사전에 현 고객사, 잠재 고객사, 신규 바이어, 엔지니어 등 초대를 희망하는 이들에게 미리 동 티겟을 송부해 줌으로서 상담 기회를 늘릴 수 있다. 참고로, 전시회에 따라 다르지만, 전시회의 입장료가 $50~$100 하는 경우도 많기 때문에 고객사들의 참관 기회를 높이는데 도움이 되는 듯하다. 이 때, 미리 염두해 둘 것은 초대 대상 바이어가 검토 후 참관 결정을 내리는데 충분한 시간을 갖을 수 있도록 티켓을 미리 송부하는 것이 중요하다. 갑작스럽게 일정이 생기는 경우도 있지만, 북미 바이어들 대부분이 한국에 비해 미리 계획을 세우는 경향이 있는 듯하다.

구매부에서도 전시회에 많이 참석하겠지만, 지속적으로 신기술을 갈망하는 엔지니어들의 참석 수도 만만치 않다. 전시회 부스를 방문한 엔지니어를 국내 업체 세일즈 담당자 혼자서 대응하다 애를 먹는 경우가 흔히 발생하는데, 엔지니어의 관심을 사로 잡음으로써 구매부에 추천 받을 수 있는 흔치 않은 기회를 허공에 날려보내게 되는 일이 벌어진다면 얼마나 안타깝겠는가? 세일즈 담당자와 더불어 경험 있는 엔지니어의 참석이 꼭 함께 이루어져야 한다는 점을 거듭 강조하고 싶다.

앞서 기술한 필자의 글이 오래 전부터 북미시장에 진출해 이미 충분한 고객사들을 확보하고 있는 업체들에게는 너무도 당연한 조언으로 들릴지 모르겠다. 하지만, 이 글이 북미 시장 진출을 꿈꾸고 있지만, 아직 첫 발걸음조차 내딛지 못하고 있는 국내 업체들에게라도 미약하나마 도움이 되길 바라는 마음으로 글을 이어 나갔다.

전시회 사후 관리의 중요성도 함께 강조하며, 수년간 필자의 고객으로 있었던 한 바이어의 인용문으로 본 글을 마무리할까 한다.

“For us the overseas supplier exhibitions have become very important to find suppliers who can be our partners to create value (quality products at very cost competitive pricing) for our customers…" s

 “We are constantly looking for suppliers who can be our long term partners to supports us in our growth by bring high quality products at a very cost competitive price and these supplier exhibitions provides the platform….”  

said Srinivas Akkala - Director of Sale and Program Management at Chicago Miniature Lighting LLC on 15th Aug 2014.

(“저희 회사에 있어서 해외 공급업체들이 참가하는 전시회는 저희 고객사들을 위한 가치 (높은 품질의 제품을 경쟁력 있는 가격에 공급) 창출을 위해 저희들의 파트너가 될 수 있는 공급업체들을 물색하는데 매우 중요한 역할을 해오고 있습니다.” “저희 회사는 높은 품질의 제품을 경쟁력 있는 가격에 공급함으로써 저희 회사의 성장에 도움을 주는 장기적 파트너가 될 수 있는 공급업체들을 지속적으로 물색하고 있는데, 공급업체 전시회는 그 플랫폼을 제공해 줍니다.”)

북미시장에 첫 발걸음을 내딛기 위해 오늘부터 전시회 계획을 세워보는 건 어떨까?

※ 이 원고는 외부 전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.