우리가 모르는 중국 직원들의 업무 습관 2

 

Ghin Consulting 손문섭 대표

 

 

 

고향에 부모가 아프세요

 

중국 직원들과 일을 하다 보면 1년에 한두 명은 꼭 고향에 계신 부모님이 아픈 경우가 발생한다. 어느 날 갑자기 찾아와서 "고향에 부모님이 아프셔서 보름 정도 고향에 다녀와야겠습니다."란 말이 그것이다. 한국 관리자의 입장에서 유교적 전통에 오랜 시간을 보내온 한국 사람으로 '부모님이 아프시다'는 이유를 말하는데 휴가를 가지 못하게 할 수는 없다. 보내긴 보내야하는데 별안간 이야기 하니까 업무에 대한 걱정이 앞서고, 무엇인지 모르게 찝찝한 마음이 생긴다.

 

"왜 이때 아프신거야? 진짜 아프긴 아프신거야?" 마음속으로 질문이 많이 생기지만 물어볼수는 없다. (부모님이 아프시다는데 어디가, 어떻게 아프시니? 하면서 꼬치꼬치 묻는 것은 예의에 어긋나는 일인 것 같다라고 생각한다.) 사업이, 조직이 안정되고 본격적으로 영업을 시작하려고 하던 계획이 다시 혼란스러워진다.

 

직원 한 명이 보름에서 한 달 정도 갑자기 휴가를 가면 어떻게 운영해야 하는가? 본인이 컨설팅 회사와 또한 식당을 운영해 오면서 가장 어려운 문제다. 오히려 그만둔다고 하면 계약서에 나와 있는 대로 1개월 이후에 그만둬야 하므로 그 사이에 새로운 직원을 찾거나, 대안을 만들 수 있는 시간적 여유가 있다. 또한 새로운 직원을 뽑을 수 있기 때문에 기존과 다른 스펙을 찾는다거나, 아니면 더 경력 있는 직원을 찾는다거나, 여하튼 이전에 했던 실수를 되풀이하지 않고 직원을 뽑을 수 있는 장점도 있다.

 

하지만 직원이 보름간 고향에 다녀와야 하는 휴가의 경우는 뚜렷한 대안이 없다. 중국에 진출한 지 몇 년 안 되는 기업은 큰 조직이 아니기 때문에 잉여인력, 혹은 대체인력이 부족하고 그로 인해 업무상 공백이 생기고, 다른 직원들의 업무가 과중하게 되고, 서비스 및 업무 효율이 낮아지는 것을 느낄 수밖에 없다. 하지만 더 최악의 경우는 보름을 다른 직원들과 함께 몸으로 때우고 났는데 그 직원이 복귀하지 않는 것이다. 전화로 아직 부모님이 낫지 않으셔서 시간이 더 필요하다는 이유를 말하거나, 아니면 아예 전화를 안 하고, 전화도 안 받고 복귀를 안 하게 되면 정말 답답한 상황에 이른다.

 

이럴 때 한국 관리자들은 절망에 빠진다. 중국 직원에 대한 신뢰도가 떨어지면서 다른 중국 직원들까지도 약간은 서먹하고, 서운하게 생각된다. 열심히 일하는 다른 중국 직원들마저도 믿지 못하게 보인다. 한국관리자의 심리적 동기박탈은 최악의 경우에 다다른다. 그러면서 계속 힘들어진다. 그러나 여기서 잠깐! 그렇게 마음이 굳어져 간다라고 해서 다른 대안이 없다. 빨리 원인을 찾고 대안을 만들어야 한다. 그리고 다시 그런 일이 반복되지 않도록 대책을 세워야 한다.

 

중국 직원들이 고향에 부모님이 아파서 휴가를 신청할 경우는 반드시 면담을 장시간 해 봐야 한다. 먼저 이 친구의 부모님이 진짜 많이 아프시고 본인 외에는 간병하거나 처리할 수 있는 사람이 없는지를 확인해야 한다.(이런 걸 묻는다고 해서 크게 결례가 되는 일이 아니다. 실제로 많이 아프시면 작은 성의나마 회사 차원에서 도움을 주는 경우도 있다. 그렇게 되면 그 직원은 회사에 고마움을 느끼고 당연히 제시간에 복귀해서 더 열심히 일하게 된다)

 

본인이 반드시 가야 하는 이유가 사람이 없어서가 아니라 돈을 절약하기 위해서라면 회사에서 혹시라도 도울 수 있는 방안을 찾아 줄 수도 있다. (이런 경우를 적지 않게 봐왔다. 단 몇백 위안으로도 해결이 가능했던) 몇 가지 질문을 던져보면 이 친구의 부모님이 진짜로 아프신건지 아니면 이 친구가 다른 이유로 장기간의 휴가를 신청하는지를 대충 눈치로 알 수 있다.

 

만약 여자 친구의 문제라고 한다면 약간의 조언과 함께 휴가 일수를 많이 줄일 수 있다.(예를 들면 3~4일로, 여자친구 문제가 긴 시간의 문제가 아니라 의사결정의 문제라는 것을 조언해 줄 수 있다.) 만약 이직과 관련한 문제라고 판단이 되면 이 친구가 이직을 확실히 결심했는지, 이미 어느 정도 다른 회사의 입사 프로세스가 진행된 것인지를 반드시 물어볼 필요가 있다. 왜냐하면 중국 직원들은 상사에 대한 체면 때문에 즉 상사의 체면을 깎아 내리고 싶지 않아서, 이직을 하는 경우에도 고향 부모님이 아프셔서 고향에 가봐야 한다라거나, 공부를 더 하기 위해서 학원을 간다거나의 이유를 대는 경우가 종종 있다.

 

이럴 때 솔직히 말해주는 게 회사에 더 도움이 되는데, 중국 직원들은 문화적 습관에(상대방의 면전에서 체면을 상하게 하지 않으려는) 기인해서 직접적이지 않은 이유를 대면서 자연스럽게 회사와 결별하려고 한다. 이럴 때는 성실하고 솔직하게 대화함으로써 휴가의 이유를 체크하고, 계약서에 보장된 퇴사 시 반드시 1개월 전에 회사에 통보해야 한다라는 조항을 적용함으로써 회사는 업무 공백을 극복하기 위한 시간을 벌면서도, 직원에게는 회사와 잘 결별할 수 있는 시간 및 이유을 줄 수 있다.

 

그렇게 물어봤음에도 계속 부모님이 아프시고 보름 후에 반드시 복귀하겠다라고 이야기하면, 무엇인가 그 친구가 돌아 올 수밖에 없는 장치를 해 놓는게 좋다. 예를 들면 급여의 30% 정도를 담보금(야진)으로 걸 수 있겠느냐?라고 동의를 구하고 그 금액만큼을 회사가 가지고 있으면 그 친구의 경우 돌아올 확률이 매우 높다. 그리고 이 질문에 대해 머뭇거리는 직원은 다른 이유가 있을 가능성이 매우 높다.

 

"고향 부모님이 아프세요. 고향에 보름 정도 다녀와야겠어요."란 직원의 말에 심장이 덜컹하고, 짜증이 확 올라오면 안된다. 이 말에도 냉정해야 한다. 오늘은 이 친구와 2시간 이상 대화를 나누어 봐야겠군. 중국어 연습과 또한 중국 직원들의 협상 및 화술 능력을 확인해 봐야지. 이렇게 마음 먹고 이런 저런 질문들을 던지고 나름 그 친구를 분석하게 되면 악순환으로 흐를 수 있는 업무가 대안을 가지고 평상시 처럼 흐를 수 있도록 만들 수 있다. 한국에는 없는 이런 현상들을 '어떻게 관리하는가'가 인력관리의 핵심이라고 말할 수 있다.

 

아침 식사 그리고 낮잠

 

중국의 식사는 양면성을 가지고 있다. 친구들을 초대하거나 외식을 할 때에는 음식이 반 이상 남을 만큼 많은 음식을 주문한다. 그리고 손님의 경우는 음식을 남기고 가는 것이 미덕이다.(중국에 온 지 얼마 안 되었을 때, 이런 음식이 얼마나 아까웠는지 모른다. 왜 중국 사람들은 먹지도 못하는 것을 이렇게 많이 시키나?란 생각이 정말 간절했다. 나중에 듣고 보니 중국인은 친구를 초대했을 때 음식이 남아야 손님 대접을 잘 했다라고 생각한다라는 것이다.)

 

그러나 한국말 그대로 '한 끼를 때운다'라고 하면 정말 도시락 한 개다. 밥 위에 한두 가지 반찬을 얹어서 덮밥처럼 먹는다. 아침의 경우는 더 간단해서 대부분 길이나 편의점에서 파는 만두나 계란을 포함한 부침개 같은 음식으로 해결한다. (계획경제시대에 여자도 남자와 동일하게 일을 했기 때문에 아침의 경우는 각자 간단한 것을 사먹는 것이 습관으로 정착되었다라고 한다.)

 

재밌는 것은 직원 대부분이 이걸 사서 회사에 와서 먹는다라는 것이다. 그것도 업무가 시작된 시간 이후에. 예를들면 9시까지 출근하는 회사라면 직원들은 대충 8시 50분에서 9시 사이에 출근한다. 그리고 바로 회의실이나 다용도실로 가서 사온 아침을 먹는다. 바로 책상 위에서 먹는 경우도 있다. 한국 같으면 9시까지 출근이며 8시 30분 정도에 출근해서 미리 업무를 준비하는 것이 당연한데, 중국에서는 정시 출근해서 아침까지 먹는 경우가 많다.

 

10분 정도의 길지 않은 시간이지만 업무를 준비해야 하는 아침이므로 한국 관리자들에게는 낯선 장면이다. 그래서 관리자들은 몇 번씩 "아침을 먹으려면 20분 정도 일찍 출근해서 업무 시간 전에 다 먹고 업무 시간이 되면 바로 업무를 시작할 수 있어야 한다"라고 이야기하지만 여하튼 일찍 오나, 늦게 오나 아침은 먹고 시작한다.

 

이건 그냥 이해해야 한다. 이런 걸 가지고 아침부터 화를 내면 나도 피곤하고 상대방도 피곤해서 일의 효율이 떨어진다. 지속적으로 이메일 등을 통해서 아침 식사는 업무 시작 전에 마치는 것이 직장생활의 예의 및 하루의 업무 효율을 높일 수 있다라는 것을 알려주면서… 조금씩 변화해 나가도록 관리자가 솔선수범해야 한다. (아침에 딱딱하게 업무를 시작하는 한국 기업에는 낯설을 수밖에 없는 문화지만 이전 미국 직원들과 함께 일한 경험을 생각해보면, 아침에 출근해서 간단한 커피 한 잔 등을 하며 전날 저녁의 소소한 일상에 대해서 서로 묻고 이야기하고 일을 시작하는 경우가 많다. 그런데 미국 직원의 커피타임은 이해가 되는데 중국직원의 아침 식사는 이해가 안 되면 어딘가 공평치 않은 게 아닌가? 하물며 이곳은 중국인데…)

 

또 다른 하나는 낮잠 문화다. 중국 직원들은 밤에 뭘 하는지 점심 먹고 나면 책상에 엎드려 자는 경우가 많다. 낮잠을 자야 오후에 일을 더 말짱한 정신으로 할 수 있다라는 이유와 함께. 사실 이 이유가 맞기는 하다. 점심시간에 점심 먹고 떠들고 이야기하는 것보다 20분 정도 취침을 하면 머리가 맑아지고 오후에 업무효율이 높은 것이 사실이다. 하지만 한국회사에서는 부서의 상사가 사무실에 있을 때 이런 경우가 없다보니 한국 관리자들에게는 이것 역시 낯선 광경이다.

 

1시까지 점심시간이라고 하면 1시까지 자고 일어나서 화장실 등을 가고 하면서 10~20분 정도 업무 시간을 잡아먹는 경우도 흔하기 때문에 이런 모습을 못 참는 한국 관리자들도 있다. 그렇다고 대놓고 뭐라고 하지도 못하고, 혼자 마음불편해 하며 괴로워하는…. 하지만 낮잠 문화는 중국의 오랜 습관이기도 하다. (중국이라고 보편화시킬 수는 없지만, 중국 대학생들의 경우도 점심 먹고 기숙사에 가서 몇십 분씩 자고 오후 수업에 참가하는 경우가 매우 많다. 이는 문화적 차이라고 봐야 한다.) 업무 시간에 자지 않는다고 하면 점심시간을 이용해서 잠깐 낮잠을 자는 것은 오히려 회사에 도움을 주는 일이라고 생각하는 것이 중국 직원들과 함께 일하는 방식이기도 하다.

 

기획능력, 보고서 작성 능력

 

한국 대학생들의 문서 및 기획안 작성 능력은 내가 보기에는 세계 대학생 중 최고의 능력을 가진 것으로 보여진다. "내용이 그렇게 창의적이지 못하다… 깊이가 없다…." 라는 경험부족에서 오는 근본적으로 해결할 수 없는 것을 빼면 데이터를 찾고, 분석하고 나름대로 Implication까지 뽑아서 그것을 문서로 표현할 줄 아는 많은 대학생을 보아 왔다. 그만큼 한국의 대학생들이 기업에 취직하기가 어려워졌다라는 반증이기도 할 것이다.

 

그런 대학생들이 어려운 관문을 통과해 입사한 후의 문서 작성 및 데이터 분석 능력, 보고서 작성 능력은 사실 사원에서 웬만한 과·차장 급까지는 아무런 문제가 없다. 이런 것에 익숙해져 있는 한국 관리자들이 중국에 와서 부딪치는 실무상의 어려움이 바로 중국 직원들의 기획 능력 및 보고서 작성 능력이다. 5년 이상의 경력직원들에게 보고서를 작성시켜봐도 한국 사원들보다 많이 뒤떨어지는 것 같다.

 

하지만 여기에도 이유가 있다. 일단 중국 사람들의 언어적 습관 자체가 서술적이다. 즉 무엇인가를 간결하게 정리해서 핵심 포인트를 표현하는 것이 아니라, 앞뒤 정황 및 상황과 합법 위에 합리가 있다라는 논리 등등 이들의 표현 방식은 구어체다. 메일을 봐도 그렇고 보고서를 봐도 그렇고 도표, 그래프, 연역적 논리 전개 등등은 찾아 보기 매우 어렵다. 그냥 긴 문장이 쓰여 있고, 일반적으로 정황의 스토리가 적혀져 있다.

 

이 때문에 보고서가 눈에 띄지 않는 것 같다. 또한 내가 경험한 중국 기업들은 중국 직원들은 정확한 기획안으로부터 일을 시작하지 않는다라는 것이다. 한국은 정밀한 기획안으로부터 시작해서 10~20% 정도의 수정된 액션플랜이 나오고 거기서 또한 10% 정도의 변경된 실제 액션이 나온다라고 보면 중국 기업은 50%도 안 되는 그림을 그려놓고 일을 시작해서 100%를 찾아가는 방식으로 일을 한다.

 

즉 Why?를 찾아서 근본원인을 제거하는 방법으로 접근하지 하지 않고 What?으로 시작해서 지속해서 다음 대안 및 방안들을 만들어 가는 방식이다.(중국 사람들이 웨이썬머(왜?)라는 질문보다 선머스(무슨 일이야?)라는 질문을 훨씬 많이 쓰는 것을 보면 왜 중국이 Why의 나라가 아니고 What의 나라인지를 이해할 수 있을 것이다.)

 

즉 이들의 지금까지의 업무 방식에 기인해서(물론 바뀌어져 가고 있고 향후 많이 바뀔 것으로 예상한다. 조금 더 디테일하게) 일목요연하게 정리되서, 자세한 내용이 있는 쌈박한 기획안을 만들어 본 경험이 매우 적다라는 것이다. 이런 이들의 언어적 습관과 업무 방식들을 이해하면 이들에게 어떤 식으로 업무를 지시해야 하고, 필요한 내용을 상세하게 도표화 하거나 정리해서 그 내용을 채워라, 조사해라란 식으로 업무 지시해야 원하는 결과물이 나올 수 있다라는 것을 알 수 있게 된다.

 

하지만 이 보고서라는 것이 한국에 보고하기 위해 만들어지는 불필요한 것이다라는 인상 역시 지울 수 없다. 중국에서 사업하는데 한국에서 만드는 것처럼 예쁘고 정확하게 정리된 보고서보다는 현장에서 올라온 Fact 하나가 훨씬 더 중요한 경우가 많다. 중국은 보고서로 비즈니스를 하는 나라가 아니다.

 

보고서로 이들에게는 동기부여를 주는, 즉 '우리 리더는 이런 문서 기획이나, 보고서 작성에 뛰어난 능력을 가지고 있구나 이런 것을 잘 배워두면 나중에 중국 기업으로 가면 차별화할 수 있겠는데'란 느낌을 줌으로써 조금 더 한국 관리자에게 도움이 되는 직원으로 만들 수 있다라는 것이다

 

우리가 모르는 중국 직원들의 습관은 이것보다 더 많을 수 있다. 오랜 역사의 흔적이 증명하듯, 다양한 사상과 넓은 자연에서 기인한 중국 사람의 습관은 어떤 문장으로 정리되기 어렵다. 다만 분명한 것은 미국, 서양으로 대표되는 근현대적 합리사상만으로는 중국을 이해하기 어렵다라는 것이다. 5000년 동양역사 및 사상의 중심이었던 중국이기 때문에, 지난 100년 정도의 빈곤이 있었지만 불과 30년 만에 다시 옛 명성을 찾은 저력을 보여주는 지금, 중국을, 중국 사람을, 중국 직원을 잘 연구하고 함께 일할 수 있는 방안을 찾는 것이 중국에서 하는 비즈니스 중 가장 핵심적인 경쟁력이라고 감히 말할 수 있다.

 

 

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식의견이 아님을 알려드립니다.