Samuel Kim, Managing Director, HRology Group (samkim@hrologygroup.com)

필자가 HR(Human Resources, 인사관리) 아웃소싱 서비스 기업을 운영하며 만나볼 수 있었던 한인 기업들은 한국 소재 회사의 미국지사부터 미국에서 직접 설립한 크고 작은 기업과 점포까지 매우 다양했습니다. 이러한 기업들로부터 듣는 공통적인 이야기는 미국, 특히 캘리포니아에서는 노동법이나 그 규칙들이 매우 까다로워 사업 운영 시 어려움이 많다는 점입니다. 미국에서는 노동법 관련 소송을 쉽게 접할 수 있으며, 만약 고용주로서 소송에 휘말린다면 생각보다 큰 비용이 소요되는 경우도 있습니다. 따라서 기업의 크기와 관계없이 적절한 HR 활동(HR practices)은 매우 중요하다고 생각됩니다. 하지만 기업이나 점포의 규모나 상황상 HR 부서나 HR 담당 직원을 별도로 두기 부담스러운 경우에는 어떻게 하는 것이 좋을까요? 이에 대한 고민으로 채용, 고용계약서, 급여, 신원조회, 교육 등 가장 기본적인 HR 분야에서 무료 혹은 저렴하게 사용할 수 있는 유용한 웹사이트나 프로그램에 대해 공유하고자 합니다.

1. 프로처럼 직원을 채용하려면?

미국의 한인 커뮤니티에서 ‘구인’ 하면 가장 먼저 떠오르는 대표적인 구인·구직 채널로 ‘JobKoreaUSA’ 혹은 ‘RadioKorea’를 꼽을 수 있습니다. 하지만 이 두 채널을 통해 원하는 직원을 채용하기 어렵다면 다른 선택은 없을까요? 제가 소개하고 싶은 무료 구인 웹사이트는 ‘Indeed(http://www.indeed.com/)’입니다. 한인 커뮤니티만이 아닌 미국 전체에서 가장 많이 사용되는 구인·구직 채널 중 하나인 Indeed에서는 무료로 일자리 모집(Job Posting)을 할 수 있으며 건당 $3.33으로 채용 조건에 맞는 이력서의 구직자에게 연락(Contact)할 수 있습니다. 또한 매니저급 이상의 직원이 필요한데 헤드헌팅은 너무 비싸다고 느끼신다면, 관리자급 이상의 일자리에 특화된 ‘Ladders(http://www.theladders.com/)’에서 무료로 일자리 모집을 할 수 있습니다.

2. 무료 고용계약서?

직원을 채용해야 하는데 고용계약서(Offer Letter)가 당장 없다면 방법이 없을까요? 고용계약서 이외에도 기밀유지계약서(Confidentiality Agreement, Non-Disclosure Agreement)나 경쟁금지계약서(Non-Compete Agreement), 상호중재동의서(Mutual Arbitration Agreement) 등이 필요한 경우가 있을 것입니다. 이럴 경우 ‘Law Depot(http://www.lawdepot.com/contracts/)’을 활용해 온라인으로 각종 HR 양식 및 서류를 만들어 사용하실 수 있습니다. 그러나 특정 직무나 산업군 및 지역에 따라서는 계약서의 세부 조항까지도 철저한 검토 후 작성이 필요한 경우가 있으므로, 전문가와의 컨설팅을 통해 정확한 내용으로 계약서를 작성하는 것이 가장 바람직하겠습니다.

3. 무료 급여 데이터?

직원을 채용하려면 알맞은 급여 범위 내에서 급여를 제시해야 하는데, 관련 업계에서는 이러한 일자리에 어느 정도의 급여를 지급하는지 등의 정보가 전혀 없을 경우 고민이 될 것입니다. 또한 우리 기업이 고용하고 있는 직원들이 현재 적절한 수준의 급여를 받고 있는지 확인이 필요한 상황도 있을 수 있습니다. 이럴 경우 ‘Salary.com(http://www.salary.com/)’ 및 ‘Pay Scale(http://www.payscale.com/)’에서 제공하는 산업별, 지역별 급여 데이터를 무료로 활용하신다면 도움이 될 것입니다.

4. 한국어로 신원 조회를 할 수 있을까?

채용 단계에서 거쳐야 할 관문 중 ‘신원 조회(Background Check)’가 있습니다. 신원 조회가 필요한데 시간이 매우 촉박해 3일 안에 해야 할 경우, 혹은 한국어로 신원 조회가 필요한 경우 활용하기 좋은 채널로 ‘Veritable Screening(http://www.veritablescreening.com/)’이 있습니다. 영어와 한국어의 2개 국어로 서비스가 제공되며, 인당 $18~25로 비용 또한 매우 합리적인 신원 조회 서비스입니다.

5. 무료 직원 핸드북?

한국 기업들의 인사 규정과 비슷하게, 미국에서는 직원 핸드북(Employee Handbook)을 갖추고 직원들에게 이를 제공해야 합니다. 직원 고용 시, 직원 핸드북뿐만 아니라 직원 평가 양식(Employee Evaluation Form), 성과 개발 계획서(Performance Improvement Plan), 해고통지서(Termination Letter) 등의 각종 양식이 필요한 경우가 많을 것으로 예상됩니다. ‘Form Swift(http://formswift.com/)’에서는 위 같은 경우 필요한 여러 HR 관련 양식을 제공하며, 이 양식들을 활용해 온라인에서 각 사에 맞는 서류를 무료로 만들 수 있습니다.

6. 무료 HR 소프트웨어?

직원을 고용 중인 소규모의 기업들은 대부분 빠듯한 예산 안에서 인사관리를 해야 하는데, 이런 상황에서 인사 관리에 필요하긴 하나 도입에 큰 비용이 드는 HR 소프트웨어의 사용을 고민하시는 경우가 많을 것입니다. 혹은 직원 정보를 간단히 조회하거나 휴가나 병가 기록을 조회·승인하는 등 좀 더 편리하고 빠른 온라인 툴이 필요한 상황이라면 ‘Bitrix 24(http://www.bitrix24.com/)’와 ‘Bamboo HR(http://www.BambooHR.com/)’을 사용하시면 좋습니다. Bitrix 24는 15명의 직원까지는 무료로 사용하실 수 있는 HR 소프트웨어이며, Bamboo HR의 경우 100% 무료는 아니지만 15명까지 월 $100의 상대적으로 저렴한 비용으로 사용할 수 있는 매우 편리한 소프트웨어입니다.

7. 무료 근무시간 관리(Timekeeping) 소프트웨어?

시간제 직원을 고용한 사업장이라면 급여 액수와 직결되는 직원들의 근무시간 확인(Timekeeping)이 매우 중요할 것입니다. 특히 고용주나 HR 담당자의 입장에서 편리하게 직원들의 근무 시간 및 상황을 확인할 수 있으며 직원들 또한 직접 앱이나 컴퓨터로 본인의 근무 상황을 확인할 수 있다면 좋을 텐데, 기업 규모나 사정상 이러한 관리 소프트웨어를 도입하기엔 예산이 부족하다면 방법이 없을까요? 이런 경우, ‘Clockify(http://clockify.me/)’와 ‘uAttend(http://www.uAttend.com/)’를 추천합니다. Clockify는 100% 무료로 사용할 수 있는 시간 관리 프로그램으로 웹과 모바일에서 모두 활용할 수 있으며, uAttend는 무료는 아니나 비교적 합리적인 가격으로 사용 가능한 생체 인식(지문, 얼굴 등) 시간 관리 툴입니다. uAttend의 경우 인식용 기계의 별도 구매가 필요하며, 직원 수에 따라 매달 $20에서 $119까지의 사용 비용이 있는 점 참고하시기 바랍니다.

8. 최고의 직원 교육 프로그램은? 

점점 더 까다로워지는 캘리포니아 노동법 아래에서 정기적인 성희롱(Sexual Harassment) 예방 교육 등이 필수가 되고 있으며, 미국 사회는 다양성(Diversity)이 매우 중시되는 사회이기 때문에 특히 매니저급 직원들에게는 다양성 및 리더십 교육 또한 요구되고 있습니다. 또한 다양한 작업 현장에서 안전(Safety) 교육도 필요할 것입니다. ‘Grovo(http://www.grovo.com/)’와 ‘Lynda.com(http://www.Lynda.com/)’은 온라인 트레이닝 비디오를 제공하는 웹사이트로서, 무료는 아니지만 양질의 다양한 최신 교육 자료를 이용할 수 있는 채널입니다. Grovo의 경우 한 달에 $59로 2500개 이상의 트레이닝 비디오를 이용할 수 있으며 Lynda.com은 무료 체험 후 코스(course)당 $20 혹은 월별 $30에 다양한 자료를 이용할 수 있습니다. 웹과 모바일에서 모두 접근 가능한 이런 웹사이트들을 활용한다면, 고용주와 직원 모두의 입장에서 더 간편하고 효율적인 교육이 가능할 것으로 보입니다.

10. 노동법 관련 업데이트

미국, 특히 캘리포니아주는 노동자 친화적인(Employee-friendly) 노동법을 채택하고 있는 지역으로 알려져 있으며, 노동법이 자주 변경되는 편이라고 할 수 있습니다. 노동법에 변경 사항이 있었는데 모르고 있었을 경우 크게는 소송으로까지 이어질 수 있어, 항상 최신 노동법을 잘 숙지하고 있는 것이 매우 중요합니다. 그렇다면 최신 노동법을 무료로 파악할 방법이 있을까요? 이 고민은 여러 법무법인에서 개최하는 무료 웨비나(Webinars) 및 세미나에 참가하거나 노동법 업데이트에 대한 뉴스레터 등을 받아보는 방법을 통해 어느 정도 해결할 수 있을 것입니다. 그러나 기업의 특정 법률문제나 소송에 대한 자문 등은 물론 법무법인과의 정식 컨설팅을 통해 해결하시는 것이 가장 정확하겠습니다.

지금까지 짚어본 방법 외에도 기존에 거래하고 있는 다양한 파트너들을 활용할 수 있는 분야가 생각보다 많다고 말씀드리고 싶습니다. 예를 들어 건강보험사(Health Insurance Agency)에서 Zywave나 FLOCK 등과 같은 HR 시스템을 무료로 제공하는 경우도 있으며, 간호사 긴급 연결(Hotline) 서비스나 독감 예방접종 등을 제공하는 경우도 있으니 거래 중인 건강보험사와 다시 한번 확인해 보실 수 있겠습니다. 더불어 산재보험사(Worker’s Compensation Agency)들도 우리 기업이 위생 및 안전과 관련된 법률을 잘 지키고 있는지 확인하는 현장 검사(on-site inspection)를 무료로 제공하는 등 기업에서 잘 모르고 있지만 활용할 수 있는 서비스들이 있을 수 있으니 참고하시기를 바랍니다.

점차 더 복잡하고 다양해지는 미국 노동 시장에서 정확한 노동법을 파악하고 이를 준수하는 일은 사업 운영 시 가장 기본이 되는 부분이라고 할 수 있지만 노동법은 연방과 주 정부에 따라 매우 상이한 경우도 있기 때문에 항상 해당 지역의 노동법을 숙지하는 것은 굉장히 어려운 일이기도 합니다. 위에서 언급했듯이 매우 사소한 부분을 놓쳐도 상당히 큰 경제적인 피해를 가져올 수 있는 분야가 바로 HR과 노동법 분야입니다. 그러므로 별도로 HR 관리에 집중할 수 없는 상황이라 하더라도 최소한 위에서 소개된 유용한 HR 팁을 염두에 두고 필요에 따라서는 HR 관리를 대신 해 주는 HR 아웃소싱 파트너의 도움을 받는 것도 좋은 방법이 될 수 있겠습니다.

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식 의견이 아님을 알려드립니다.