박성진 변호사(Solicitor Advocate), 3HR Corporate Solicitors

 

□ 직원 채용 시 각종 신원조회(Background Check)

 

  ㅇ 범죄 기록(Criminal Records)

통상 채용 절차 시 지원자의 범죄기록 확인은 의무가 아니지만, 아동과 관련 있거나 의료 등의 서비스 직과 같은 ‘규제 직종’의 고용절차에서는 고용 전 조사(pre-employment screening)를 수행하는 것이 법적으로 의무사항이다. 어느 정도 규제가 필요한 금융업의 직책일 경우 전과자였던 개인이 ‘명예회복 기간’ 동안 또 다시 범행을 저지르지 않았다면 이는 전과가 없는 것으로 판단할 수 있다.

 

  ㅇ 의료 기록(Medical History)

 

Equality Act 2010 에 의거하면, 몇몇 예외사항을 제외하고 고용주가 지원자에게 일자리를 정식으로 요청하기 전에 건강이력을 묻는 것은 불법이다. 따라서 고용주는 일자리를 제공한 후에야 해당 지원자에게 건강검진 수행 및 건강진단서 (pre-employment health questionnaire)를 요청할 수 있다. 고용주는 해당 채용에 건강이력 조회가 꼭 필요한지에 대한 여부를 먼저 고려해야 한다.

 

  ㅇ 약물 심사(Drug Screening)

약물검사 진행은 채용과정 또는 고용기간 중에 일부 허용됐으나 개인의 명시적 동의에 의거하여 진행해야 한다. 약물 검사의 사용 및 적용은 반드시 정당하고 필수적이며 적절해야 하는데, 교통 및 건설직종과 같은 안전을 우선하는 산업 분야, 또한 약물남용이 개인, 직책 또는 채용조직(공공부문 직책일 경우)의 청렴성을 손실할 리스크가 있는 업무라면, 약물검사를 진행하는 것이 더 일반적이다.

 

독립기구 정보보호 감독청 (Information Commissioner’s Office)은 약물 검사에 대해 여러 가지 권고사항을 안내하고 있으며, 특히 약물검사는 개인의 사생활 침해와 같은 강요성을 띌 수 있기 때문에, 고용주는 이에 대한 평가를 시행하고 문서화하도록 해야 한다.

 

  ㅇ 신용조회(Credit Checks)

신용조회는 금융자문을 제공하는 업무와 관련 있거나, 재정적 어려움으로 해당직원이 뇌물수수에 연루될 가능성이 있거나, 혹은 보안 리스크에 민감한 직책일 경우에는 꼭 시행되어야 한다.

 

  ㅇ 이민 신분(Immigration Status)

고용주는 지원자에게 입사를 허가 하기 전, 지원자가 영국에서 합법적으로 일할 수 있음을 증명하는 관련 원본서류 (여권 또는 비자 등)를 제공하도록 요구해야 하며, 고용주는 관련 문서를 복사하고 공증해야 한다. 비록 고용주가 관련서류를 확인하고 보관할 법적 의무는 없으나 이를 잘 수행할 경우 이민근로자의 불법고용으로 인한 민사처벌 (civil penalty) 발생에 대해 법적 방어를 할 수 있게 된다. 따라서 고용주는 해당 직원의 관련 서류를 직원의 고용기간 중은 물론 퇴사 이후 2년간 보관해야 한다. 그러나 불법 이민근로자이거나 불법인 것으로 보이는 “합리적인 사유(reasonable cause)”를 지닌 지원자임에도 해당 지원자를 고의로 고용했을 경우, 고용주는 법적으로 어떠한 변명도 할 수 없게 됨을 유념해야 한다.

 

  ㅇ 소셜미디어 확인(Social Media)

채용과정에서 SNS를 확인하는 것은 그 목적이 구체적이고 타당할 경우에만 가능하다. SNS 확인 범위는 적절하고 균형적이어야 하며, 이 방법을 사용할 고용주는 지원자에게 이를 사전에 통지하고, 확인범위와 필요성에 대해 설명할 수 있어야 한다. 수집한 정보가 고용에 부적절한 영향을 끼칠 가능성이 있다면, 고용주는 지원자에게 해명할 기회를 주도록 해야 한다.

 

□ 고용계약서 관련

 

  ㅇ 고용계약서가 꼭 필요한 이유는?

영국에서는 고용자와 피고용자 사이에 고용계약서가 반드시 있어야 하며, 그렇지 않을 경우 영국법에 저촉된다. Section1statement 이라고도 불리는 계약서상 반드시 명시되어야 하는 사항들은 아래와 같다.

    - 고용주와 고용자의 이름

    - 근로시작일

    - 연봉

    - 근무시간

    - 연차일수와 연차유급휴가 미사용수당

    - 직위

    - 회사주소

이중에 연봉과 휴가수당에 관련된 항목은 매우 중요한데, 간혹 고용자와 피고용자 간의 소송이나 분쟁이 생길 경우가 있기 때문에 특히나 이와 관련된 내용은 계약서 상에 확실하게 명시하는 것이 좋으며, 구체적으로 명시할수록 고용주에게 유리하게 작용한다.

퇴직 시 사전 통보기간도 계약에 중요한 내용이다. 계약 만료기간이 확실해야, 연차 유급 미사용수당도 정확히 계산되기 때문이다. 이런 확실성 없이는 고용자들이 법적인 내용보다 더 많은 돈을 회사에 요청하거나, 계약서 상의 모호함을 부적절하게 이용하는 상황까지 초래될 수 있기 때문이다.

 

  ㅇ 계약직

영국에는 계약직이라는 제도가 없다. 특히, 2012년 4월 6일 이후 일을 시작하여 2년이상 일한 고용자일 경우, 부당해고 소송을 할 수 있는 법적 권리가 생기기 때문에 이 점에 대해 유념하여야 한다.

 

□ 직원 안내서(Staff Handbook)의 중요성

 

최신 법에 맞게 업데이트 되고, 기업의 비즈니스에 맞게 잘 제작된 Staff Handbook은 직원과 고용주에게 매우 유용한 도구로 활용될 수 있다. Staff Handbook은 중요한 사안에 있어 회사의 입장을 확립해 특정 상황에 대한 직원과 운영자의 의무 사항을 명시해 주며, 법적으로 직원에게 공지되어야 하는 특정 규정과 절차를 안내한다. 예를 들어 보건 및 안전 관련 규정과 회사 징계 규정 및 절차 등이 Staff Handbook에 포함될 수 있다.

 

해당 핸드북은 출력하여 직원 개개인에게 배포하거나 회사 내부 전산망에 올려 모든 직원에게 공유할 수 있도록 하는 방법이 있으며, 직원들이 해당 핸드북을 검토 후 내용을 이해했다는 확인 서명을 요청할 것을 권장하고 있다. 이 서명 확인 절차는 차후에 변경 사항으로 인한 업데이트 후에도 다시 거쳐야 하는 절차이며, 이 과정을 준수함으로써 고용주로서 회사 규정을 직원들과 공유할 의무를 이행하고 있음을 증명할 수 있다.

 

Staff handbook은 고용 계약서와는 별개로 관리되어야 한다. 일반적으로 근로계약서 내용을 수정하는 과정은 쉽지 않으므로, 비 계약적 특성을 지닌 핸드북을 유지함으로써 근로자 개별계약서를 일일이 변경하는 번거로움 없이 필요한 내용만 수시로 변경할 수 있다는 점을 영국 기 진출 및 진출을 앞두고 있는 기업들은 유념하여 주시기 바란다.

 

※ 이 원고는 외부 글로벌 지역전문가가 작성한 정보로 KOTRA의 공식 의견이 아님을 알려드립니다.