네덜란드 바이어와 이메일, 이렇게 하면 성공한다!

- 바이어의 마음을 사로잡는 비즈니스 메일 작성법 -

 

 

 

바이어와 이메일을 통한 첫 대면은 비즈니스 파트너십 구축을 위한 첫 단추를 끼우는 것과도 같음. KOTRA 암스테르담 무역관은 네덜란드 바이어와의 메일 교신 경험 및 바이어의 건의사항을 바탕으로, 네덜란드 바이어들의 성향을 고려한 메일 작성법을 다음과 같이 제안함.

     

□ 클릭하고 싶은 제목은 따로 있다!

 

 ○ 한눈에 메일 내용을 알아볼 수 있도록 쓰는 것이 좋으며, 완전한 문장보다는 절, 구, 단어의 간결한 제목을 선택하는 것이 좋음.

     

 ○ 상업적 목적을 품고 바이어의 흥미를 유도하려 노력한 인상이 제목에 지나치게 드러나는 경우 오히려 바이어의 반감을 살 수 있음.

     

 ○ 여타 유럽인들 대비, 네덜란드인들은 특히 지나치게 과장되거나 감상적인 표현에 거부감을 느낌.

   - World Best Product from Korea(X), Great Opportunity for you(X)

 

 ○ 바이어에게 제품 소개 메일임을 100% 확신하게 할 필요는 없음.

 

□ 메일을 열고 난 첫 3초를 잡아라!

 

 ○ 폰트 및 글자 크기, 글자색을 통일해서 사용할 것

  - Georgia 혹은 Cambria 등의 폰트가 무난하게 사용됨.

 

 ○ 바이어가 메일을 열었을 때 서문과 발신자 서명이 모니터 화면에 바로 들어올 수 있도록 간결하게 작성할 것

 

 ○ 형식적인 인사말은 과감히 생략할 것

  - ‘Please allow me to introduce myself to you.’, ‘please let me take this opportunity to introduce myself’ 등의 형식적인 문장은 생략

  - 계절 인사나 날씨 이야기도 필요치 않음.

 

 ○ 본인 소개는 최대한 간단히 하고 바로 회사 소개 및 제품 소개 작성

 

□ 제품 소개

 

 ○ 모호한 표현보다는 통계 수치, 인증 등 사실을 중심으로 내용 전달하는 것이 좋음.

  - We have a lot of customers in Korea.(X) → We have 43% market share in Korea.(◯)

  - Our product is very environment-friendly.(X) → Our product has passed ○○ test. / We obtained ○○ mark.(◯)

 

 ○ 네거티브 홍보방식은 역효과를 불러일으킬 확률이 높으므로 지양

  - 경쟁제품과의 비교를 통한 홍보는 네덜란드에서는 신사답지 못한 방식으로 여겨짐.

 

 ○ 한국산이라는 것만을 지나치게 부각시키면 오히려 별다른 장점이 없는 제품이라는 인상을 줄 수 있으므로 유의해야 함.

 

 ○ 대문자 표기는 가급적 피하는 것이 좋음.

  - 보기에도 불편할 뿐 아니라, 메일 내용이 눈에 잘 띄지 않음.

 

□ 파일 첨부

 

 ○ 한눈에 파일 내용이 파악되는 영문제목을 설정하되, 바이어가 파일 제목을 따로 변경할 필요가 없도록(한국) 업체명을 포함

 

 ○ 제품 정보를 첨부 파일로 대신하는 경우에도 무엇에 대한 내용인지는 간략하게나마 안내하는 것이 좋음.

 

 ○ 인터넷 속도가 한국 대비 빠르지 않으므로 파일 첨부 시 가급적 1MB 이하로, 최대 3MB를 넘지 않도록 하고, 파일 수는 2개 이하로 제한하는 것이 바람직함.

 

 ○ 링크보다는 첨부 파일이 바람직하나, 부득이 링크를 첨부해야 한다면 역시 그 수가 2개를 초과하지 않도록 할 것

 

□ 끝인사

 

 ○ Sincerely Yours, Best Regards 등 가능한 정형화된 인사말을 사용

  - BR, BW와 같은 줄임 인사말은 적절하지 않음.

  - Your best friend in Korea 혹은 Your potential business partner in Korea 등의 미사여구는 오히려 신뢰감을 떨어뜨릴 수 있으니 지양할 것   

 

□ 시사점

 

 ○ 첫 이메일은 언어구사 능력, 업무진행 능력을 가늠하는 잣대가 될 수 있으니 면담에 맞먹는 긴장감으로 메일을 작성해야 함.

 

 ○ 해당 바이어가 연일 다수의 공급업체로부터 제품 소개 메일을 받고 있다는 것을 인지하고, 간단명료하게 작성하되 제품의 차별성을 잘 드러내야 함.

 

 ○ 메일 수신자 및 회사명의 철자를 틀리지 않도록 각별히 유의할 것

 

 ○ 회신이 오지 않는다고 연일 메일을 재발송하는 것은 무례하게 보일 수 있으므로 1주일 정도의 여유를 충분히 주고, 그 이후에 재발송하거나 유선 연락을 취할 것

 

 

자료원: KOTRA 암스테르담 무역관 자료 종합